總賬記錄了公司的所有賬戶以及其中發生的交易。平衡賬本涉及從貸方總數中減去借方總數。爲了正確計算貸方和借方，必須首先了解一些規則。
要點
- 總賬是企業所有賬戶及其交易的記錄。
- 平衡總賬涉及從總貸方中減去總借方。
- 所有借方帳戶都應輸入到分類帳的左側，而貸方帳戶則應輸入到右側。
- 爲了使總賬平衡，貸方和借方必須相等。
- 借方增加資產、費用和股息賬戶，而貸方則減少它們。
- 貸方增加負債、收入和權益賬戶，而借方則減少它們。
如何計算餘額
首先，在資產負債表左側輸入所有借方賬戶，在右側輸入所有貸方賬戶。包括每項的餘額。考慮每筆交易影響哪個借記賬戶，以及最終是否會增加或減少該賬戶。例如，它會減少庫存還是增加現金？最後，計算每個帳戶的餘額並更新資產負債表。
完成後，檢查貸方是否等於借方，以確保賬簿平衡。確保賬簿平衡的另一種方法是創建試算表。這意味着列出分類賬中的所有帳戶以及每個借方和貸方的餘額。一旦計算出借方和貸方的餘額，兩者應該匹配。如果數字不相同，則說明有遺漏或計算錯誤，賬簿不平衡。
要遵循的重要規則
首先，借方最終必須等於貸方。雖然一開始這可能會令人困惑，並且簡單地使用正數和負數來計算交易可能很誘人，但最終借方和貸方關係更準確地表達了企業中發生的情況。
其次，借方增加資產、費用和股息賬戶，而貸方減少它們。使用助記符 DEAD 來記住這一點可能會有所幫助。借項增加支出、資產和股息。
第三，負債、收入和權益賬戶的情況正好相反。貸方增加這些，而借方減少它們。記住這種關係的助記符是 GIRLS 導致增加的賬戶是收益、收入、收入、負債和股東權益。
由於這些對補充賬戶產生相反的影響，最終貸方和借方彼此相等，並表明賬戶是平衡的。每筆交易都可以使用借方/貸方格式進行描述，並且賬簿必須保持平衡，以便每筆借方都與相應的貸方相匹配。
會計實務
QuickBooks、FreshBooks 和 Xero 等會計軟件對於平衡賬簿非常有用，因爲此類程序會自動標記缺少相應貸方或借方的任何區域。大多數公司都會有一名內部會計師來處理所有這些事情，但如果您要處理自己的財務，最好通過外部會計顧問（例如註冊會計師（CPA）或註冊代理人）來處理重要的數字（ EA） 。
沒有相應貸方的借方稱爲懸空借方。當在貸方輸入借方分錄或收購一家公司但未記錄該交易時，可能會發生這種情況。類似地，存款時可以將貸方票據輸入總賬，但同時或之後需要一張抵消借方票據來平衡賬簿。