企业资源规划(ERP) 是一种面向流程的方法，它集成了公司不同部门使用的系统，通过使用软件应用程序和定义的最佳实践，实现在定义的控制下轻松统一的信息流动。
本文介绍了 ERP 中使用的工具及其针对各种功能的特点。为了更好地理解这些工具，让我们从功能需求开始。
ERP 系统需要什么？
任何ERP系统基本都需要满足以下功能要求。
- 它必须是一个统一的系统，具有易于使用的应用程序和界面，可以跨多个部门无缝协作，并具有必要的受控访问权限
- 可通过不同应用程序访问的公共数据库（或多个共享数据库）
- 搜索和报告实用程序可根据各种参数生成报告（例如“截至昨天的‘玩具’类别中所有未发货的订单”）
- 根据需要，可扩展、定制并轻松集成临时模块
为了满足上述功能需求，以下工具和应用程序必须集成到ERP系统中。
信息管理工具
任何 ERP 系统的核心都是跨部门和职能建立工作流的数据存储和信息管理。数据存储有多种解决方案和工具，包括 Oracle、Sybase、DB2 等公司的关系数据库，以及 Microsoft MySQL、PostgreSQL、Apache Derby 等开源免费产品。其他信息管理工具可能包括内容管理系统 (CMS) 和存储库应用程序。
根据行业和所需功能，需要选择合适的数据库。制造商可能会发现 Oracle 或 MySQL 等事务数据库更合适，因为基于事务的数据会经历不同的状态（从制造到库存到订单捕获到销售到供应状态）。另一方面，在线内容编写公司可能会发现具有版本控制的 CMS 存储库系统更适合他们的需求。
数据库或存储库可以是单个集中式数据库或多个数据库，数据可从一个数据库自动流向另一个数据库。定义的工作流程可确保无缝数据移动。数据库可以托管在本地或远程，甚至可以托管在云端。
具有适当权限控制的应用程序和接口
数据存储和管理需要只读或编辑权限来处理数据。一旦物品制造完成，就需要将其标记为现成库存。然后库存管理部门将其更新为可供销售。购买后，应将物品更新为已售状态，依此类推。
为了实现这一点，易于使用的应用程序和界面是任何 ERP 系统不可或缺的一部分，同时还具有明确的控制和权限。例如，一旦某件商品被标记为已售出，只有物流部门的操作员才能对其进行进一步更新，而制造或库存部门的操作员则只能查看。
同样，对于内容写作 ERP 工具，一旦作者将内容提交给编辑审核，只有编辑才能修改它，以避免任何重复和内容冲突。
为了实现此类基于权限的控件、应用程序和界面的内置，任何 ERP 解决方案都可能基于浏览器、桌面安装或平板电脑/移动应用程序。固定位置的制造团队会更喜欢基于桌面的界面，而不断移动的销售团队将受益于基于浏览器的界面或移动应用程序。
工作流管理工具
ERP 系统由多个模块和数据存储库组成，其中数据更新和操作遵循基于业务需求的逻辑定义顺序。这构成了工作流程。工作流程可以被认为是控制各种身体功能（血液、空气、食物和其他物资的流动、身体部位的运动等）的思维。明确定义的工作流程以及各个级别的适当访问权限是任何 ERP 解决方案的必要组成部分。
ERP框架内实施的常用工具包括Agiloft Workflow、WorkflowGen、 Inceptico DMS、 Intelex Business Management、SimpleECM等。
报告仪表板
管理层、部门层、团队层或个人层报告生成是 ERP 系统的另一项重要要求。它通常以仪表板形式提供（具有实时数据视图，显示已收到但尚未发货的订单、上周付款失败等信息），或以电子表格等常见文字或数据编辑应用程序生成的可自定义报告形式提供。
大多数报告工具和仪表板都是实时运行的（或时间延迟最小）。与部门用于数据更新的应用程序一样，这些报告工具/仪表板视图可作为基于浏览器或桌面的安装使用。它们还包括每日报告功能，可通过电子邮件以Microsoft Excel或 Word 附件形式提供图表/图形/表格。
通讯工具
在任何跨部门工作的系统中，沟通都是必需的。ERP 系统通过提供基于行动的自动邮件生成、即时消息、聊天或个人和群组级别的一般广播功能来促进这一点。
假设一旦订单被标记为“准备发货”，就会触发自动邮件程序发送到物流部门以启动调度流程（或者如果披萨店厨房出现问题）；可以向所有其他部门发送一般广播消息以停止接受进一步的订单。
进一步的即时通讯功能（如 Lync、Chatter 或 Yammer 的功能）被整合在一起，以实现轻松的即时通信。
除了上述作为任何 ERP 系统不可或缺的一部分的工具外，还有其他可以根据需要集成的工具。
分析工具
ERP 系统中可以集成许多分析工具，用于商业智能、预测分析、数据挖掘和相关分析。这些分析工具用于获取有价值的见解，以便根据可用数据制定战略性业务决策（例如跟踪消费者在假日购物期间的行为，红色货架上的产品比蓝色货架上的产品销量更高等）。
资源分配和任务调度工具
ERP 系统还可以集成跨部门和任务分配资源的工具（适用于劳动密集型行业）。这些工具的工作原理很简单，即根据资源可用性计划完成任务/项目所需的时间。任务完成后，资源会自动分配与其技能相匹配的新任务，或被放入池中等待下一个任务。
如果任务延迟，工具具有主管级手动干预的功能。好处包括清晰了解当前和未来的工作量、最佳资源利用率、探索自动化的可能性等。
其他附加功能
ERP 系统可以根据业务需求集成人力资源管理、项目管理、时间跟踪系统和文档管理模块。每个行业和功能类型都有大量可用的工具，ERP 供应商会帮助感兴趣的客户选择最合适的工具。互联网随时可以自助获取所需信息。
结论
ERP 是一个复杂的框架，通常需要专门的供应商来实施。ERP 实施中发现的两个主要瓶颈是成本高和未能遵循最佳实践。虽然可以通过仔细评估不同的供应商和评估免费的开源工具在一定程度上降低成本，但另一个由于缺乏最佳实践而导致的失败挑战可以通过对员工进行有针对性的培训来缓解。在初始阶段进行适当的评估、与具有适当专业知识的供应商合作以及从一开始就明确需求将有助于高效、成功地实施 ERP 工具。（有关相关阅读，请参阅“成功的企业资源规划案例研究”）