企業資源規劃(ERP) 是一種面向流程的方法，它集成了公司不同部門使用的系統，通過使用軟件應用程序和定義的最佳實踐，實現在定義的控制下輕鬆統一的信息流動。
本文介紹了 ERP 中使用的工具及其針對各種功能的特點。爲了更好地理解這些工具，讓我們從功能需求開始。
ERP 系統需要什麼？
任何ERP系統基本都需要滿足以下功能要求。
- 它必須是一個統一的系統，具有易於使用的應用程序和界面，可以跨多個部門無縫協作，並具有必要的受控訪問權限
- 可通過不同應用程序訪問的公共數據庫（或多個共享數據庫）
- 搜索和報告實用程序可根據各種參數生成報告（例如“截至昨天的‘玩具’類別中所有未發貨的訂單”）
- 根據需要，可擴展、定製並輕鬆集成臨時模塊
爲了滿足上述功能需求，以下工具和應用程序必須集成到ERP系統中。
信息管理工具
任何 ERP 系統的核心都是跨部門和職能建立工作流的數據存儲和信息管理。數據存儲有多種解決方案和工具，包括 Oracle、Sybase、DB2 等公司的關係數據庫，以及 Microsoft MySQL、PostgreSQL、Apache Derby 等開源免費產品。其他信息管理工具可能包括內容管理系統 (CMS) 和存儲庫應用程序。
根據行業和所需功能，需要選擇合適的數據庫。製造商可能會發現 Oracle 或 MySQL 等事務數據庫更合適，因爲基於事務的數據會經歷不同的狀態（從製造到庫存到訂單捕獲到銷售到供應狀態）。另一方面，在線內容編寫公司可能會發現具有版本控制的 CMS 存儲庫系統更適合他們的需求。
數據庫或存儲庫可以是單個集中式數據庫或多個數據庫，數據可從一個數據庫自動流向另一個數據庫。定義的工作流程可確保無縫數據移動。數據庫可以託管在本地或遠程，甚至可以託管在雲端。
具有適當權限控制的應用程序和接口
數據存儲和管理需要只讀或編輯權限來處理數據。一旦物品製造完成，就需要將其標記爲現成庫存。然後庫存管理部門將其更新爲可供銷售。購買後，應將物品更新爲已售狀態，依此類推。
爲了實現這一點，易於使用的應用程序和界面是任何 ERP 系統不可或缺的一部分，同時還具有明確的控制和權限。例如，一旦某件商品被標記爲已售出，只有物流部門的操作員才能對其進行進一步更新，而製造或庫存部門的操作員則只能查看。
同樣，對於內容寫作 ERP 工具，一旦作者將內容提交給編輯審覈，只有編輯才能修改它，以避免任何重複和內容衝突。
爲了實現此類基於權限的控件、應用程序和界面的內置，任何 ERP 解決方案都可能基於瀏覽器、桌面安裝或平板電腦/移動應用程序。固定位置的製造團隊會更喜歡基於桌面的界面，而不斷移動的銷售團隊將受益於基於瀏覽器的界面或移動應用程序。
工作流管理工具
ERP 系統由多個模塊和數據存儲庫組成，其中數據更新和操作遵循基於業務需求的邏輯定義順序。這構成了工作流程。工作流程可以被認爲是控制各種身體功能（血液、空氣、食物和其他物資的流動、身體部位的運動等）的思維。明確定義的工作流程以及各個級別的適當訪問權限是任何 ERP 解決方案的必要組成部分。
ERP框架內實施的常用工具包括Agiloft Workflow、WorkflowGen、 Inceptico DMS、 Intelex Business Management、SimpleECM等。
報告儀表板
管理層、部門層、團隊層或個人層報告生成是 ERP 系統的另一項重要要求。它通常以儀表板形式提供（具有實時數據視圖，顯示已收到但尚未發貨的訂單、上週付款失敗等信息），或以電子表格等常見文字或數據編輯應用程序生成的可自定義報告形式提供。
大多數報告工具和儀表板都是實時運行的（或時間延遲最小）。與部門用於數據更新的應用程序一樣，這些報告工具/儀表板視圖可作爲基於瀏覽器或桌面的安裝使用。它們還包括每日報告功能，可通過電子郵件以Microsoft Excel或 Word 附件形式提供圖表/圖形/表格。
通訊工具
在任何跨部門工作的系統中，溝通都是必需的。ERP 系統通過提供基於行動的自動郵件生成、即時消息、聊天或個人和羣組級別的一般廣播功能來促進這一點。
假設一旦訂單被標記爲“準備發貨”，就會觸發自動郵件程序發送到物流部門以啓動調度流程（或者如果披薩店廚房出現問題）；可以向所有其他部門發送一般廣播消息以停止接受進一步的訂單。
進一步的即時通訊功能（如 Lync、Chatter 或 Yammer 的功能）被整合在一起，以實現輕鬆的即時通信。
除了上述作爲任何 ERP 系統不可或缺的一部分的工具外，還有其他可以根據需要集成的工具。
分析工具
ERP 系統中可以集成許多分析工具，用於商業智能、預測分析、數據挖掘和相關分析。這些分析工具用於獲取有價值的見解，以便根據可用數據制定戰略性業務決策（例如跟蹤消費者在假日購物期間的行爲，紅色貨架上的產品比藍色貨架上的產品銷量更高等）。
資源分配和任務調度工具
ERP 系統還可以集成跨部門和任務分配資源的工具（適用於勞動密集型行業）。這些工具的工作原理很簡單，即根據資源可用性計劃完成任務/項目所需的時間。任務完成後，資源會自動分配與其技能相匹配的新任務，或被放入池中等待下一個任務。
如果任務延遲，工具具有主管級手動干預的功能。好處包括清晰瞭解當前和未來的工作量、最佳資源利用率、探索自動化的可能性等。
其他附加功能
ERP 系統可以根據業務需求集成人力資源管理、項目管理、時間跟蹤系統和文檔管理模塊。每個行業和功能類型都有大量可用的工具，ERP 供應商會幫助感興趣的客戶選擇最合適的工具。互聯網隨時可以自助獲取所需信息。
綜述
ERP 是一個複雜的框架，通常需要專門的供應商來實施。ERP 實施中發現的兩個主要瓶頸是成本高和未能遵循最佳實踐。雖然可以通過仔細評估不同的供應商和評估免費的開源工具在一定程度上降低成本，但另一個由於缺乏最佳實踐而導致的失敗挑戰可以通過對員工進行有針對性的培訓來緩解。在初始階段進行適當的評估、與具有適當專業知識的供應商合作以及從一開始就明確需求將有助於高效、成功地實施 ERP 工具。（有關相關閱讀，請參閱“成功的企業資源規劃案例研究”）