如果您是自由職業者或獨立承包商，您的大多數客戶應該要求您填寫 W-9 表格、申請納稅人識別號 (TIN) 和證明。此表格可幫助企業從供應商處獲得關鍵信息，以便爲 IRS 準備信息申報表。企業在一年中向自由職業者或獨立承包商支付總計 600 美元或更多時，必須使用1099-MISC 表格提交信息申報表.
您的客戶將使用您 W-9 上的信息將您的姓名、公司名稱、地址和納稅人識別號(TIN) 填寫在他們提交的關於您的 1099-MISC 上。在納稅年度結束後，他們將在 1 月下旬向 IRS 發送一份 1099-MISC 副本，並向您發送另一份副本。
可能會要求您填寫 W-9 的其他情況包括：
- 某些房地產交易
- 已付按揭利息
- 獲得或放棄擔保財產
- 取消債務
- 個人退休安排 (IRA) 的供款
如何填寫 W-9 表格：申請納稅人識別號 (TIN) 和證明
W-9 表格是最容易填寫的 IRS 表格之一，但如果納稅表格讓您感到緊張，請不要擔心。我們將引導您完成正確的方法。
第 1 步：輸入納稅申報表上顯示的姓名。
第 2 步：輸入您的公司名稱或“獨立實體”名稱，如果與您在第 1 步中輸入的名稱不同。例如，您可能是獨資企業，但出於營銷目的，您不使用您的個人名稱作爲您的企業名稱；取而代之的是，您正在以其他名稱“做生意”。您將在此處輸入該名稱。至於被忽視的實體部分，如果你不知道它是什麼，你可能不是一個。最常見的無視實體類型是單一成員有限責任公司。
第 3 步：您在聯邦稅收分類中屬於哪種類型的企業實體：獨資企業、合夥企業、 C 公司、S 公司、信託/遺產、有限責任公司或“其他”？選中相應的框。如果您不確定，您可能是獨資企業，因爲您必須提交大量文件才能成爲其他實體之一。
第 4 步：豁免。您可能會將這些框留空。這裏有幾個例外：
1. 豁免備用預扣稅的收款人，例如公司（在大多數情況下），可能需要在“豁免收款人代碼”框中輸入代碼。 W-9 表格說明列出了豁免收款人及其代碼以及應使用這些代碼的付款類型。例如，填寫 W-9 以收取利息或股息支付的公司將輸入代碼“5”。
2. 根據外國賬戶稅收合規法案 (FATCA) 免於報告的收款人可能需要在“豁免 FATCA 報告代碼”框中輸入代碼。這些框都不適用於典型的獨立承包商或自由職業者。
第 5 步：提供您的街道地址、城市、州和郵政編碼。如果您的家庭住址與公司地址不同怎麼辦？您應該在 W-9 表格上提供哪個地址？使用您將在納稅申報表上使用的地址。例如，如果您是租用辦公空間的獨資經營者，但您使用家庭住址提交納稅申報表，請在 W-9 表格上輸入您的家庭住址，這樣 IRS 就可以輕鬆地將您的 1099 與您的1040 表格匹配起來.
第 6 步：在此可選步驟中，您可以提供請求者的姓名和地址。您可能需要填寫此框以記錄您向誰提供了您的稅號。
第 7 步：美國國稅局將此部分稱爲第一部分，這不得不讓您想知道您剛剛完成的所有這些步驟是什麼。在這裏，您必須提供您企業的稅號，如果您是獨資企業，則爲您的個人社會保險號(SSN)，如果您是其他類型的企業，則爲您的僱主識別號(EIN)。現在，一些獨資企業也有 EIN，但 IRS 更喜歡獨資企業在 W-9 表格上使用他們的 SSN。同樣，這樣做可以更容易地將您收到的任何 1099 與您的納稅申報表相匹配，您將在您的 SSN 下提交。
如果您的企業是新的並且沒有 EIN 怎麼辦？您仍然可以填寫 W-9 表格。 IRS 說您應該申請您的號碼並在 TIN 的空白處寫上“已申請”。您將希望儘快獲得此號碼，因爲在您獲得此號碼之前，您將受到備用預扣稅的約束。您可以在 IRS 網站上申請 EIN。有關備用預扣稅的更多信息，請參閱以下第 8 步第 II 部分的說明。
第 8 步：在第二部分中，您必須證明所有信息的真實性，然後才能簽署 W-9 表格。故意在稅表上撒謊可能意味着您將不得不支付罰款或入獄；國稅局不會亂來。在簽署 W-9 表格之前，您必須證明以下陳述是真實的，否則將受到僞證處罰：
1. 此表格上顯示的號碼是我正確的納稅人識別號（或者我正在等待一個號碼發給我）。
如果您正在考慮使用“借來的”、被盜的或僞造的稅號，請在宣誓之前三思而後行。
2. 我不受備用預扣稅的約束，因爲：(a) 我免於備用預扣稅，或 (b) 我沒有收到美國國稅局 (IRS) 的通知，我因以下原因而需繳納備用預扣稅未能報告所有利息或股息，或 (c) IRS 已通知我，我不再需要繳納備用預扣稅。
大多數納稅人免於備用預扣稅。如果你不知道國稅局在這裏談論什麼，你可能會被豁免。如果您沒有獲得豁免，美國國稅局會通知您，並且支付您的公司需要知道，因爲它需要以 24% 的統一稅率從您的工資中預扣所得稅並將其發送給美國國稅局。順便說一句，現在您知道了另一個不要在納稅申報表上作弊的好理由：您可能必須將這件事告訴未來的客戶，這可能會讓公司對您三思而後行。第 (c) 項基本上是說，如果您曾經受到預扣稅款但現在不再適用，則無需有人知道。
3. 我是美國公民或其他美國人。
如果你是常駐外星人，那你就清楚了。 IRS 還認爲以下是“美國人”：在美國或根據美國法律創建或組織的合夥企業、公司、公司或協會；住宅物業；和國內信託。如果您的企業是有外國合作伙伴的合夥企業，則適用特殊規則；在表格 W-9 的說明中閱讀有關它們的信息。如果您不是美國公民，您可能需要填寫 W-8 表或 8233 表。
4. 在此表格（如果有）上輸入的表明我免除 FATCA 報告的 FATCA 代碼是正確的。
你可能不需要擔心這個，它與外國賬戶稅收合規法案（FATCA）有關。
提交 W-9 表時的特殊注意事項
W-9 表格告訴您，如果您已收到 IRS 通知您目前需要繳納備用預扣稅，因爲您沒有在納稅申報表上報告所有利息和股息，請劃掉上面的第 2 項。
如果您填寫與房地產交易有關的 W-9 表格，您可以劃掉第 2 項。第 2 項不適用於這種情況，因此您是否需要繳納備用預扣稅並不重要。
現在，如果您仔細閱讀W -9 說明中的細則，似乎表明大多數人根本不需要簽署此表格。通常只有在 IRS 通知您之前提供的 TIN 不正確時，您才需要簽名。然而，撇開技術問題不談，如果您沒有簽署表格，要求您填寫 W-9 表格的人可能會認爲它不完整或無效，如果您試圖說服他們，祝您好運。
返回表格 W-9
將您填寫的 W-9 表格返回給要求您填寫的企業。理想情況下，您將親自交付以限制身份盜竊的風險，但這種方法通常不實用。郵件被認爲是相對安全的。如果您必須通過電子郵件發送表單，您應該對文檔和電子郵件信息進行加密，並在發送信息之前再次檢查您是否擁有收件人的正確電子郵件地址。在線提供免費服務可幫助您執行此操作，但在將您的文件信任給他們之前檢查他們的聲譽。
歸納總結
在 W-9 表格上提供準確信息將有助於確保您收到的付款（或需要此表格的其他交易）正確報告給 IRS。如果您不確定某些項目，例如您的業務的正確分類，請諮詢您的會計師或其他財務顧問。