虚拟数据室 (VDR)：定义、用途和替代方案

什么是虚拟数据室？

虚拟数据室 (VDR) 也称为交易室，是用于文档存储和分发的安全在线存储库。它通常在合并或收购之前的尽职调查过程中使用，以审查、共享和披露公司文件。

虚拟数据室越来越多地取代了传统上用于披露和共享文档的物理数据室。随着业务全球化和对降低成本的严格审查，虚拟数据室成为物理数据室的有吸引力的替代方案。虚拟数据室可广泛访问、立即可用且更安全。

随着安全问题的日益严重和违规事件的增加，VDR 提供商正在开发更复杂、更可靠的数据库。首次公开募股（IPO）、审计业务以及必须共同合作和共享信息的合伙企业或其他企业将使用虚拟数据室。

并购(M&A) 程序是 VDR 最常见的用途。这些存储库为交易完成期间所需的尽职调查提供了场所。这些商业交易涉及大量文件，其中许多是机密文件并包含敏感信息。使用 VDR 是所有利益相关方在参与谈判时审查和交换文件的一种安全可靠的方式。

企业经常在建筑物建造过程中相互合作生产和制造产品并提供服务。形成和维持这些业务关系需要合同和频繁的数据传输。虚拟数据室提供这些合同的存储，并提供维持业务伙伴关系所需的随时可用的文件。例如，工程师对结构蓝图所做的更改可以立即提供给参与该项目的所有承包商。

审计公司的做法、合规性和账目是所有企业的常见做法。这个过程经常会出现问题，因为工人必须与外部监管者和调整者互动。此外，如今许多公司在偏远地区和全球不同时区设有办事处。

虚拟数据室的使用使律师、会计师、内部和外部监管机构以及其他相关方能够拥有集中访问点。提供中央系统可以减少错误和时间。此外，它还提供了通信透明度。根据审计类型的不同，访问级别和权限也有所不同。

首次公开募股 (IPO) 是一项艰巨的任务，需要大量的文书工作。与审计一样，透明度也至关重要。公司必须创建、交换、保留和管理大量文档。由于交易的性质，大多数用户的访问权限都受到限制，例如“仅限查看”。复制、转发或打印的能力可能被禁止。

尽管虚拟数据室有很多好处，但它们并不适合每个行业。例如，一些政府可能选择继续使用物理数据室进行高度机密的信息交换。潜在网络攻击和数据泄露造成的损害超出了虚拟数据室提供的好处。如果威胁方获取机密信息，此类事件的后果可能是灾难性的。在这些情况下，不会考虑使用 VDR。