虛擬數據室 (VDR)：定義、用途和替代方案

什麼是虛擬數據室？

虛擬數據室 (VDR) 也稱爲交易室，是用於文檔存儲和分發的安全在線存儲庫。它通常在合併或收購之前的盡職調查過程中使用，以審查、共享和披露公司文件。

虛擬數據室越來越多地取代了傳統上用於披露和共享文檔的物理數據室。隨着業務全球化和對降低成本的嚴格審查，虛擬數據室成爲物理數據室的有吸引力的替代方案。虛擬數據室可廣泛訪問、立即可用且更安全。

隨着安全問題的日益嚴重和違規事件的增加，VDR 提供商正在開發更復雜、更可靠的數據庫。首次公開募股（IPO）、審計業務以及必須共同合作和共享信息的合夥企業或其他企業將使用虛擬數據室。

併購(M&A) 程序是 VDR 最常見的用途。這些存儲庫爲交易完成期間所需的盡職調查提供了場所。這些商業交易涉及大量文件，其中許多是機密文件幷包含敏感信息。使用 VDR 是所有利益相關方在參與談判時審查和交換文件的一種安全可靠的方式。

企業經常在建築物建造過程中相互合作生產和製造產品並提供服務。形成和維持這些業務關係需要合同和頻繁的數據傳輸。虛擬數據室提供這些合同的存儲，並提供維持業務夥伴關係所需的隨時可用的文件。例如，工程師對結構藍圖所做的更改可以立即提供給參與該項目的所有承包商。

審計公司的做法、合規性和賬目是所有企業的常見做法。這個過程經常會出現問題，因爲工人必須與外部監管者和調整者互動。此外，如今許多公司在偏遠地區和全球不同時區設有辦事處。

虛擬數據室的使用使律師、會計師、內部和外部監管機構以及其他相關方能夠擁有集中訪問點。提供中央系統可以減少錯誤和時間。此外，它還提供了通信透明度。根據審計類型的不同，訪問級別和權限也有所不同。

首次公開募股 (IPO) 是一項艱鉅的任務，需要大量的文書工作。與審計一樣，透明度也至關重要。公司必須創建、交換、保留和管理大量文檔。由於交易的性質，大多數用戶的訪問權限都受到限制，例如“僅限查看”。複製、轉發或打印的能力可能被禁止。

儘管虛擬數據室有很多好處，但它們並不適合每個行業。例如，一些政府可能選擇繼續使用物理數據室進行高度機密的信息交換。潛在網絡攻擊和數據泄露造成的損害超出了虛擬數據室提供的好處。如果威脅方獲取機密信息，此類事件的後果可能是災難性的。在這些情況下，不會考慮使用 VDR。