什么是小额现金？

小额现金基金是少量的公司现金，通常保存在手头（例如，放在上锁的抽屉或盒子里），用于支付小额或附带费用，例如办公用品或员工报销。

小额现金基金将定期进行调节，交易也记录在财务报表中。在较大的公司中，每个部门可能都有自己的零用现金基金。

了解小额现金

小额现金为小额交易提供了便利，而对于这些交易来说，发行支票或公司信用卡是不合理或不可接受的。公司认为小额现金的数额各不相同，许多公司保留 100 至 500 美元作为小额现金基金。小额现金基金用于的交易示例包括：

• 办公用品
• 给顾客的卡
• 花朵
• 为一小群员工支付午餐费用
• 报销员工与工作相关的小额费用

小额现金基金托管人被任命来监督该基金。保管职责通常包括执行小额现金规则和条例、请求补充和分配资金。

小额现金的要求

使用小额现金基金可以规避某些内部控制。然而，零用现金的可用性并不意味着任何人都可以出于任何目的使用它。许多公司采用严格的内部控制来管理基金。通常，少数个人有权批准支出，并且只能批准与合法公司活动或运营相关的费用。

可能会指派一名小额出纳员签发支票，为小额现金抽屉提供资金并进行适当的会计分录。小额现金保管人负责分配现金并收集所有购买或资金使用的收据。随着零用现金总额的下降，收入应该增加并加起来等于提取的总额。

通过设立小额现金出纳员和小额现金保管人，双重流程有助于确保资金安全并确保只有授权人员才能使用。

记录小额现金

当使用小额现金基金时，小额现金交易仍记录在财务报表中。当使用零用现金进行购买时，不会生成会计日记账分录，只有当保管人需要更多现金（并且作为收据的交换，收到新资金）时，才会记录日记账分录。向托管人提供更多现金的日记账分录借记小额现金基金，贷记现金。

如果存在短缺或超额，日记帐行条目将记录到超额/短缺帐户中。如果零用现金基金用完，则输入贷方以代表收益。如果零用现金资金短缺，则会记入借方以表示损失。超额或空头账户用于在对账时强制平衡资金。

调节小额现金

小额现金基金定期进行核对，以验证基金余额是否正确。通常，当零用现金余额降至预设水平时，托管人会向出纳员申请额外现金。此时，将计算所有收据的总额，以确保其与小额现金抽屉中支付的资金相匹配。如果需要新资金，出纳员会开出一张新支票来为小额现金抽屉提供资金，并以耗尽现金的购买收据作为交换。

调节过程确保基金的剩余余额等于原始余额减去收据和发票上详细说明的费用之间的差额。如果剩余余额少于应有的余额，则出现短缺。如果剩余余额多于应有的余额，则存在超额情况。尽管可能存在微小差异，但当不平衡时，应识别并纠正差异的根源。

小额现金与手头现金

“零用现金”和“手头现金”听起来很相似，而且确实有重叠。在这两者中，“手头现金”是更通用的术语。

小额现金特指公司为小额支出而保留的钱（字面意思是硬币和钞票），通常是因为使用现金比使用支票或信用卡更容易。

库存现金是指企业拥有的任何可用现金或流动资金。它可以是实际货币的形式，例如您尚未存入银行的金额或您保存在收银机中以便为客户找零的小额钞票和硬币。从这个意义上说，与零用现金的区别是指您将钱存放在哪里以及如何使用它——零用现金更多地用于员工的内部业务需求/费用，而手头现金是指从外部收到的资金或向客户退款。

但作为一个会计术语，手头现金有更广泛的含义。在金融领域，它还指公司的高流动性资产——支票或其他银行账户中的资金、货币市场基金、短期债务工具或其他现金等价物。虽然不是字面上的现金，但它是可以轻松快速地获取的钱，这就是为什么它是“手头的”。

简而言之：所有零用现金都是手头现金的一种形式，但手头现金不是零用现金。

小额现金的优点和缺点

小额现金有其优点。在许多情况下，现金仍然是最快、最简单、最容易的支付方式。它可以很好地支付小额即兴开支，例如为参加午餐会议的孩子送披萨的小费，或为工作到很晚的员工打车回家的费用。它省去了向人们报销或期望他们自掏腰包购买与工作相关的费用的麻烦。

零用现金也可以用于支付频繁但平凡的开支，例如办公室冰箱的牛奶、邮票或清洁用品。

虽然这不应该成为一种习惯做法，但如果收银台不够了，紧要关头可以用零用现金为顾客找零钱。

不利的一面是，小额现金的便利性也可能成为一个问题和风险。现金难以获得且无法追踪；即使您已经建立了仔细的收据或凭证系统，账单也很容易消失得无影无踪。

这给我们带来了小额现金基金的另一个缺点：维护它们、保存记录并定期对账，所有这些都需要某人付出额外的工作。对于设有办公室经理或会计部门的大公司来说，这可能是一个小麻烦；对于小企业来说，这可能会造成负担。

商业交易越来越无现金化——即使是在传统上严重依赖硬币购买的小型零售商和餐馆也是如此。一些批评者说，零用现金已经成为一个过时的概念。在信用卡、借记卡、Venmo 或 Paypal 等支付服务、电子钱包和其他非接触式购物方式之间，存在着许多像现金这样简单的替代品，并且具有可追踪、安全和不易被盗窃的额外优势。

安全方面对于小公司来说通常很重要，他们长期以来一直担心保留现金会招致犯罪。

小额现金常见问题解答

什么是小额现金及其用途？

小额现金是企业或公司手头上用于小额付款、购买和报销的资金。无论是常规交易还是意外交易，对于这些交易，写支票或使用信用卡都是不切实际或不方便的。

为什么叫小额现金？

英语单词“petty”源自法语petit，意思是“小”或“小”。同样，“小”的意思是次要的或微不足道的。因此，零用现金是指为琐碎或小额购买而预留的一小笔钱，而不是主要费用或账单。

该短语最早的使用之一来自本杰明·比林斯利 (Benjamin Billingsley) 的一本有关家务管理的教育著作《给伦敦妇女和少女的建议》，该著作可追溯至 1678 年。

什么是小额现金的例子？

小额现金通常存放在抽屉、密码箱或大信封中。典型的小额现金购买包括：

• 咖啡、糖果或零食
• 鲜花、生日贺卡或其他小礼物
• 出租车费或汽车费
• 小型办公用品——钢笔、橡皮、订书机等。
• 膳食

小额现金是现金等价物吗？

不。零用现金是实际的现金：纸币和硬币。现金等价物是高流动性的证券和其他可以轻松转换为现金的资产：货币市场基金、商业票据或短期债务，例如国库券。

然而，在公司财务报表中，零用现金列在资产负债表的“现金和现金等价物”部分。因此，从这个意义上来说，两者可以混为一谈。

会计中如何平衡小额现金？

每次您动用小额现金基金（即取出资金）时，都应填写一张单据或凭单。这充当收据，记录取款金额、日期、目的和其他详细信息。这些单据越来越多地采用电子形式，输入数字电子表格或分类账中。但保留纸质单据以及购买或付款的收据（如果可能）也会很有帮助。

经过指定的时间间隔（通常是每月或每周的同一时间）后，就可以对小额资金帐户进行核对或平衡。首先，记下基金的当前金额。然后，从起始余额中减去该金额。该金额是该时间段内从账户中提取的总额。

接下来，计算所有未清单据的总金额（加上随附的收据）。该数字应与您从账户期初余额和期末余额中计算出的提取金额相同。并且您的储物箱或抽屉中的现金数量应与账户当前余额相同。

如果它们不匹配，您必须调查原因：是否存在数学错误？收据缺失或不正确？

平衡小额现金账户通常发生在需要补充资金时。小额现金保管人将所有单据或凭证交给企业的簿记员、出纳员或会计师。小额现金收入被记录到公司的总账中，作为小额现金账户的贷方，并且可能记入几个不同费用账户的借方。当小额基金被补充时（通常是通过公司签发的支票提取），它会被记录为小额现金账户的借方和现金账户的贷方。

结论

小额现金是在企业或公司场所保存的少量现金，用于支付小额开支和需求，通常不超过几百美元。虽然小额现金易于理解且易于使用，但它很容易被滥用、容易丢失且容易被盗。一些人认为，在当代社会，零用现金基金已经过时：有很多更安全、更方便的小额购买选择。

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