什麼是小額現金？

小額現金基金是少量的公司現金，通常保存在手頭（例如，放在上鎖的抽屜或盒子裏），用於支付小額或附帶費用，例如辦公用品或員工報銷。

小額現金基金將定期進行調節，交易也記錄在財務報表中。在較大的公司中，每個部門可能都有自己的零用現金基金。

瞭解小額現金

小額現金爲小額交易提供了便利，而對於這些交易來說，發行支票或公司信用卡是不合理或不可接受的。公司認爲小額現金的數額各不相同，許多公司保留 100 至 500 美元作爲小額現金基金。小額現金基金用於的交易示例包括：

• 辦公用品
• 給顧客的卡
• 花朵
• 爲一小羣員工支付午餐費用
• 報銷員工與工作相關的小額費用

小額現金基金託管人被任命來監督該基金。保管職責通常包括執行小額現金規則和條例、請求補充和分配資金。

小額現金的要求

使用小額現金基金可以規避某些內部控制。然而，零用現金的可用性並不意味着任何人都可以出於任何目的使用它。許多公司採用嚴格的內部控制來管理基金。通常，少數個人有權批准支出，並且只能批准與合法公司活動或運營相關的費用。

可能會指派一名小額出納員簽發支票，爲小額現金抽屜提供資金並進行適當的會計分錄。小額現金保管人負責分配現金並收集所有購買或資金使用的收據。隨着零用現金總額的下降，收入應該增加並加起來等於提取的總額。

通過設立小額現金出納員和小額現金保管人，雙重流程有助於確保資金安全並確保只有授權人員才能使用。

記錄小額現金

當使用小額現金基金時，小額現金交易仍記錄在財務報表中。當使用零用現金進行購買時，不會生成會計日記賬分錄，只有當保管人需要更多現金（並且作爲收據的交換，收到新資金）時，纔會記錄日記賬分錄。向託管人提供更多現金的日記賬分錄借記小額現金基金，貸記現金。

如果存在短缺或超額，日記帳行條目將記錄到超額/短缺帳戶中。如果零用現金基金用完，則輸入貸方以代表收益。如果零用現金資金短缺，則會記入借方以表示損失。超額或空頭賬戶用於在對賬時強制平衡資金。

調節小額現金

小額現金基金定期進行覈對，以驗證基金餘額是否正確。通常，當零用現金餘額降至預設水平時，託管人會向出納員申請額外現金。此時，將計算所有收據的總額，以確保其與小額現金抽屜中支付的資金相匹配。如果需要新資金，出納員會開出一張新支票來爲小額現金抽屜提供資金，並以耗盡現金的購買收據作爲交換。

調節過程確保基金的剩餘餘額等於原始餘額減去收據和發票上詳細說明的費用之間的差額。如果剩餘餘額少於應有的餘額，則出現短缺。如果剩餘餘額多於應有的餘額，則存在超額情況。儘管可能存在微小差異，但當不平衡時，應識別並糾正差異的根源。

小額現金與手頭現金

“零用現金”和“手頭現金”聽起來很相似，而且確實有重疊。在這兩者中，“手頭現金”是更通用的術語。

小額現金特指公司爲小額支出而保留的錢（字面意思是硬幣和鈔票），通常是因爲使用現金比使用支票或信用卡更容易。

庫存現金是指企業擁有的任何可用現金或流動資金。它可以是實際貨幣的形式，例如您尚未存入銀行的金額或您保存在收銀機中以便爲客戶找零的小額鈔票和硬幣。從這個意義上說，與零用現金的區別是指您將錢存放在哪裏以及如何使用它——零用現金更多地用於員工的內部業務需求/費用，而手頭現金是指從外部收到的資金或向客戶退款。

但作爲一個會計術語，手頭現金有更廣泛的含義。在金融領域，它還指公司的高流動性資產——支票或其他銀行賬戶中的資金、貨幣市場基金、短期債務工具或其他現金等價物。雖然不是字面上的現金，但它是可以輕鬆快速地獲取的錢，這就是爲什麼它是“手頭的”。

簡而言之：所有零用現金都是手頭現金的一種形式，但手頭現金不是零用現金。

小額現金的優點和缺點

小額現金有其優點。在許多情況下，現金仍然是最快、最簡單、最容易的支付方式。它可以很好地支付小額即興開支，例如爲參加午餐會議的孩子送披薩的小費，或爲工作到很晚的員工打車回家的費用。它省去了向人們報銷或期望他們自掏腰包購買與工作相關的費用的麻煩。

零用現金也可以用於支付頻繁但平凡的開支，例如辦公室冰箱的牛奶、郵票或清潔用品。

雖然這不應該成爲一種習慣做法，但如果收銀臺不夠了，緊要關頭可以用零用現金爲顧客找零錢。

不利的一面是，小額現金的便利性也可能成爲一個問題和風險。現金難以獲得且無法追蹤；即使您已經建立了仔細的收據或憑證系統，賬單也很容易消失得無影無蹤。

這給我們帶來了小額現金基金的另一個缺點：維護它們、保存記錄並定期對賬，所有這些都需要某人付出額外的工作。對於設有辦公室經理或會計部門的大公司來說，這可能是一個小麻煩；對於小企業來說，這可能會造成負擔。

商業交易越來越無現金化——即使是在傳統上嚴重依賴硬幣購買的小型零售商和餐館也是如此。一些批評者說，零用現金已經成爲一個過時的概念。在信用卡、借記卡、Venmo 或 Paypal 等支付服務、電子錢包和其他非接觸式購物方式之間，存在着許多像現金這樣簡單的替代品，並且具有可追蹤、安全和不易被盜竊的額外優勢。

安全方面對於小公司來說通常很重要，他們長期以來一直擔心保留現金會招致犯罪。

小額現金常見問題解答

什麼是小額現金及其用途？

小額現金是企業或公司手頭上用於小額付款、購買和報銷的資金。無論是常規交易還是意外交易，對於這些交易，寫支票或使用信用卡都是不切實際或不方便的。

爲什麼叫小額現金？

英語單詞“petty”源自法語petit，意思是“小”或“小”。同樣，“小”的意思是次要的或微不足道的。因此，零用現金是指爲瑣碎或小額購買而預留的一小筆錢，而不是主要費用或賬單。

該短語最早的使用之一來自本傑明·比林斯利 (Benjamin Billingsley) 的一本有關家務管理的教育著作《給倫敦婦女和少女的建議》，該著作可追溯至 1678 年。

什麼是小額現金的例子？

小額現金通常存放在抽屜、密碼箱或大信封中。典型的小額現金購買包括：

• 咖啡、糖果或零食
• 鮮花、生日賀卡或其他小禮物
• 出租車費或汽車費
• 小型辦公用品——鋼筆、橡皮、訂書機等。
• 膳食

小額現金是現金等價物嗎？

不。零用現金是實際的現金：紙幣和硬幣。現金等價物是高流動性的證券和其他可以輕鬆轉換爲現金的資產：貨幣市場基金、商業票據或短期債務，例如國庫券。

然而，在公司財務報表中，零用現金列在資產負債表的“現金和現金等價物”部分。因此，從這個意義上來說，兩者可以混爲一談。

會計中如何平衡小額現金？

每次您動用小額現金基金（即取出資金）時，都應填寫一張單據或憑單。這充當收據，記錄取款金額、日期、目的和其他詳細信息。這些單據越來越多地採用電子形式，輸入數字電子表格或分類賬中。但保留紙質單據以及購買或付款的收據（如果可能）也會很有幫助。

經過指定的時間間隔（通常是每月或每週的同一時間）後，就可以對小額資金帳戶進行覈對或平衡。首先，記下基金的當前金額。然後，從起始餘額中減去該金額。該金額是該時間段內從賬戶中提取的總額。

接下來，計算所有未清單據的總金額（加上隨附的收據）。該數字應與您從賬戶期初餘額和期末餘額中計算出的提取金額相同。並且您的儲物箱或抽屜中的現金數量應與賬戶當前餘額相同。

如果它們不匹配，您必須調查原因：是否存在數學錯誤？收據缺失或不正確？

平衡小額現金賬戶通常發生在需要補充資金時。小額現金保管人將所有單據或憑證交給企業的簿記員、出納員或會計師。小額現金收入被記錄到公司的總賬中，作爲小額現金賬戶的貸方，並且可能記入幾個不同費用賬戶的借方。當小額基金被補充時（通常是通過公司簽發的支票提取），它會被記錄爲小額現金賬戶的借方和現金賬戶的貸方。

結論

小額現金是在企業或公司場所保存的少量現金，用於支付小額開支和需求，通常不超過幾百美元。雖然小額現金易於理解且易於使用，但它很容易被濫用、容易丟失且容易被盜。一些人認爲，在當代社會，零用現金基金已經過時：有很多更安全、更方便的小額購買選擇。

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