什麼是採購到付款？
採購到付款是一種集成系統，可完全自動化企業的商品和服務採購流程。該系統之所以得名，是因爲它處理從購買商品到向供應商付款的所有采購環節。採購到付款的主要優勢是效率、成本節約以及提高財務和採購透明度。
瞭解採購到付款
採購到付款系統始於申請，然後進行採購，最後付款。申請是使用採購申請表正式請求服務、物品或產品的過程。採購發生在收到貨物或服務時。付款後系統結束。
摘要
- 採購到付款是企業從採購商品到供應商付款的完整採購系統。
- 採購到付款也稱爲 P2P、採購到付款、電子採購或請求到支票。
- 採購到付款流程自動化，節省成本，降低風險。
- 採購到付款的目的並非加快供應商付款，因爲這不符合那些希望儘可能長時間持有現金的公司的利益。
- 採購付款系統旨在提高效率和財務控制。
採購到付款旨在優化採購流程，從而通過更好的財務控制和效率使組織受益。這種簡化的集成系統可節省成本並降低風險。典型的採購到付款系統包括五個步驟和完成要求：
- 目錄：首選供應商的目錄是採購付款系統的首要要求。
- 採購申請：從目錄中選擇了產品後，採購員就會向相應的經理發送採購申請。
- 採購訂單工作流程：採購申請得到經理批准後，就會生成採購訂單。
- 開票：這是採購到付款系統的一個關鍵組成部分，因爲手動處理發票是一個非常費力且耗時的過程。自動發票處理可節省時間和金錢，幷包括將採購訂單與發票匹配的對帳功能。
- 付款：發票付款獲批後，公司應付賬款系統會生成一個文件。獲批的發票將在供應商提供信用的期限結束前向供應商付款。
採購到付款系統並非旨在加快付款流程。雖然這是一個值得稱讚的目標，但現實情況是，對於大多數公司來說，這並不是優先事項，因爲更快地支付賬單會影響其自身現金流的時間安排。相反，採購到付款系統的目標是提高效率和財務控制，因爲財務部門可以隨時掌握及時的採購數據。
快速事實
採購到付款系統是一種自動化流程，可降低勞動力成本並提高準確性。
採購到付款系統的最佳實踐包括使用單一聯繫點（如供應商門戶）的可靠技術、降低目錄和購買渠道的複雜性以及獲得高層管理人員的支持。它可以提供有關花費金額、收到的產品或服務以及交貨時間的關鍵數據。