會計信息系統(AIS) 是企業用來收集、存儲、管理、處理、檢索和報告其財務數據的結構，以便會計師、顧問、業務分析師、經理、首席財務官 (CFO) 使用)、審計師、監管機構和稅務機構。

經過專門培訓的會計師與 AIS 深入合作，以確保公司財務交易和記錄保存的最高準確性，並使合法需要訪問的人輕鬆獲得財務數據——同時保持數據的完整性和安全性.

了解會計信息系統 (AIS)

會計信息系統是一種跟踪公司所有會計和業務活動的方法。會計信息系統通常由六個主要組成部分組成：人員、程序和指令、數據、軟件、信息技術基礎設施和內部控制。下面是每個組件的詳細分解。

1. AIS 人

AIS 中的人是系統用戶。 AIS 幫助公司內的不同部門協同工作。可能需要使用組織的 AIS 的專業人員包括：

• 會計師
• 顧問
• 業務分析師
• 經理人
• 首席財務官
• 審計師

例如，管理層可以建立銷售目標，然後員工可以為此訂購適當數量的庫存。庫存訂單通知會計部門新的應付賬款。在企業中進行銷售時，參與銷售過程的人員和部門可能包括以下人員：

1. 銷售人員將客戶訂單輸入 AIS。
2. 會計帳單或向客戶發送發票。
3. 倉庫組裝訂單。
4. 運輸部門將訂單發送給客戶。
5. 會計部門收到新的應收賬款通知，這是來自客戶的借據，通常在 30、60 或 90 天內付款。
6. 客戶服務部門跟踪訂單和客戶發貨。
7. 管理層使用 AIS 創建銷售報告並執行成本分析，其中可能包括庫存、運輸和製造成本。

通過精心設計的 AIS，組織內的每個人都可以訪問相同的系統並檢索相同的信息。必要時，AIS 還簡化了向組織外部人員報告信息的過程。

例如，顧問可能會使用 AIS 中的信息通過查看成本數據、銷售數據和收入來分析公司定價結構的有效性。此外，審計師可以使用這些數據來評估公司的內部控制、財務狀況以及對薩班斯-奧克斯利法案(SOX) 等法規的遵守情況。

AIS 的設計應滿足將要使用它的人的需求。該系統還應該易於使用並且應該改進，而不是妨礙效率。

2. 程序和說明

AIS 的程序和指令是它用於收集、存儲、檢索和處理數據的方法。這些方法都是手動和自動的。數據可以來自內部來源（例如，員工）和外部來源（例如，客戶的在線訂單）。程序和指令將被編碼到 AIS 軟件中。但是，程序和說明也應該通過文檔和培訓“編碼”到員工中。必須始終遵循程序和說明才能有效。

3. AIS 數據

AIS 必須具有存儲信息的數據庫結構，例如結構化查詢語言 (SQL)，這是數據庫常用的計算機語言。 SQL 允許操作和檢索 AIS 中的數據以用於報告目的。 AIS 還需要針對不同類型的系統用戶和數據輸入的各種輸入屏幕，以及不同的輸出格式，以滿足不同用戶和各種類型信息的需求。

AIS 中包含的數據是與組織的業務實踐相關的所有財務信息。任何影響公司財務的業務數據都應進入 AIS。

AIS 中包含的數據類型取決於業務的性質，但它可能包括以下內容：

• 銷售訂單
• 客戶賬單
• 銷售分析報告
• 採購申請
• 供應商發票
• 檢查寄存器
• 總賬
• 庫存數據
• 工資單信息
• 計時
• 稅務信息

這些數據可用於編制會計報表和財務報告，包括應收賬款賬齡、折舊或攤銷計劃、試算表和損益表。將所有這些數據集中在一個位置（在 AIS 中）有助於企業的記錄保存、報告、分析、審計和決策活動。為了使數據有用，它必須是完整的、準確的和相關的。

另一方面，不會進入 AIS 的數據示例包括備忘錄、通信、演示文稿和手冊。這些文件可能與公司的財務有切線關係，但是，不包括標準腳註，它們並不是公司財務記錄的真正組成部分。

4. AIS 軟件

AIS 的軟件組件是用於存儲、檢索、處理和分析公司財務數據的計算機程序。在計算機出現之前，AIS 是一個手動的、基於紙張的系統，但今天，大多數公司都使用計算機軟件作為 AIS 的基礎。小型企業可能會使用 Intuit 的 Quickbooks 或 Sage 的 Sage 50 Accounting，但還有其他的。中小型企業可能會使用SAP的 Business One。大中型企業可能會使用 Microsoft 的 Dynamics GP、Sage Group 的 MAS 90 或 MAS 200、Oracle 的 PeopleSoft 或 Epicor Financial Management。

質量、可靠性和安全性是有效AIS 軟件的關鍵組成部分。管理人員依靠它輸出的信息為公司做出決策，他們需要高質量的信息來做出正確的決策。

AIS 軟件程序可以定制，以滿足不同類型企業的獨特需求。如果現有程序不能滿足公司的需求，該軟件也可以在內部開發，最終用戶提供大量輸入，或者可以由第三方公司專門為該組織開發。該系統甚至可以外包給專業公司。

對於上市公司而言，無論企業選擇何種軟件程序和定制選項，Sarbanes-Oxley 法規都會在一定程度上決定 AIS 的結構。這是因為 SOX 法規建立了上市公司必須遵守的內部控制和審計程序。

5. IT 基礎設施

信息技術基礎設施只是用於操作會計信息系統的硬件的一個花哨的名稱。企業無論如何都需要擁有這些硬件項目中的大多數，並且可以包括以下內容：

• 電腦
• 移動設備
• 服務器
• 打印機
• 浪湧保護器
• 路由器
• 儲存媒介
• 一個備用電源

除了成本，選擇硬件需要考慮的因素還包括速度、存儲能力以及是否可以擴展和升級。

也許最重要的是，為 AIS 選擇的硬件必須與預期的軟件兼容。理想情況下，它不僅是兼容的，而且是最佳的——一個笨重的系統將比一個快速的系統有用得多。企業可以輕鬆滿足硬件和軟件兼容性要求的一種方法是購買包含企業所需硬件和軟件的交鑰匙系統。從理論上講，購買交鑰匙系統意味著企業將為其 AIS 獲得硬件和軟件的最佳組合。

一個好的 AIS 還應該包括維護、維修、更換和升級硬件系統組件的計劃，以及處理損壞和過時的硬件的計劃，以便徹底銷毀敏感數據。

6. 內部控制

AIS 的內部控制是它包含的用於保護敏感數據的安全措施。這些可以像密碼一樣簡單，也可以像生物識別一樣複雜。生物特徵安全協議可能包括存儲不隨時間變化的人類特徵，例如指紋、語音和麵部識別。

AIS 必須具有內部控制，以防止未經授權的計算機訪問並限制對授權用戶的訪問，其中包括公司內部的一些用戶。它還必須防止僅允許訪問系統選定部分的個人未經授權訪問文件。

AIS 包含的機密信息不僅屬於公司，還屬於其員工和客戶。這些數據可能包括：

• 社會安全號碼
• 薪酬和人事信息
• 信用卡號碼
• 客戶資料
• 公司財務數據
• 供應商和供應商的財務信息

AIS 中的所有數據都應該加密，並且應該記錄和監視對系統的訪問。系統活動也應該是可追踪的。

AIS 還需要內部控制來保護其免受計算機病毒、黑客和其他對網絡安全的內部和外部威脅。還必須保護它免受可能導致數據丟失的自然災害和電湧的影響。

會計信息系統的真實世界示例

設計良好的 AIS 可以讓企業在日常基礎上順利運行，而設計不佳的 AIS 可能會阻礙其運營。 AIS 的第三個用途是，當企業遇到麻煩時，其 AIS 中的數據可用於發現問題所在。世通和雷曼兄弟的案例提供了兩個例子。

世通

2002 年，WorldCom 的內部審計師 Eugene Morse 和 Cynthia Cooper 使用公司的 AIS 發現了近 40 億美元的欺詐性費用分配和其他會計分錄。他們的調查導致了首席財務官 Scott Sullivan 的終止，以及新的立法——《薩班斯-奧克斯利法案》第 404 節，該法案規範了公司的內部財務控制和程序。

雷曼兄弟

在調查雷曼倒閉的原因時，對其 AIS 和其他數據系統的審查以及文件收集和審查以及證人訪談是一個關鍵組成部分。根據這份長達 2,200 頁、共 9 卷的審查員報告，尋找公司失敗的原因“需要對雷曼兄弟的運營、交易、估值、財務、會計和其他數據系統進行廣泛調查和審查”。

雷曼的系統提供了不應如何構建 AIS 的示例。審查員 Anton R. Valukas 的報告指出，“在申請破產保護時，雷曼兄弟維護著 2,600 多個軟件系統和應用程序的拼湊……雷曼兄弟的許多系統都是晦澀難懂、過時或不標準的。”

考官決定將精力集中在最相關的 96 個系統上。這項考試需要培訓、學習和反複試驗，只是為了學習如何使用這些系統。

Valukas 的報告還指出，“雷曼兄弟的系統是高度相互依賴的，但它們之間的關係很難破譯，也沒有很好的記錄。解開這些系統以獲得必要的信息需要付出巨大的努力。”

綜述

AIS 的六個組成部分共同幫助關鍵員工收集、存儲、管理、處理、檢索和報告他們的財務數據。擁有一個高效且準確的開發和維護良好的會計信息系統是成功企業不可或缺的組成部分。

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