什麼是徵求建議書 (RFP)？
徵求建議書 (RFP) 是一種商業文件，用於宣佈項目、描述項目並徵求合格承包商的投標以完成項目。大多數組織更喜歡使用 RFP 啓動他們的項目，許多政府總是使用它們。
在使用 RFP 時，請求投標的實體負責評估所提交投標的可行性、投標公司的財務狀況以及每個投標人承擔項目的能力。
重點摘要
- 徵求建議書 (RFP) 是組織公開發布的項目公告，表明正在尋求承包商完成項目的投標。
- RFP 爲發佈它的公司以及響應它的公司定義了項目。
- RFP 描述了項目、其目標和贊助它的組織，並概述了招標過程和合同條款。
- 大多數政府機構以及許多私營公司和組織都使用 RFP。
- 另一種方法是不太正式的流程，可能無法確定最佳供應商和完成項目的最佳計劃。
瞭解提案請求 (RFP)
RFP 用於複雜項目，通常需要多個分包商。它們描述了發佈 RFP 的組織、正在進行的項目範圍以及評估條目的標準。他們還概述了招標過程和合同條款。
這些請求包括一份工作說明，描述了中標人要執行的任務和完成工作的時間表。
RFP 還就如何準備投標書向投標人提供建議，並就投標的格式和提交方式提供具體指導。它們通常包括關於投標人必須包含哪些信息以及所需格式的說明。
提案不應該太詳細以至於阻礙承包商的創造力，或者太模糊以至於承包商被難住了。
大多數 RFP 由政府機構和公共部門的其他組織發佈。他們通常被要求在私營公司之間展開競爭並消除過程中的偏見。這些機構希望確保他們獲得最低和最具競爭力的出價。
但是，任何私人或公共組織都可能會發布 RFP 以獲得多個投標和對項目的各種觀點。
例如，想要將其報告流程從基於紙質的系統更改爲基於計算機的系統的企業可以提出硬件、軟件和用戶培訓計劃的建議書，以建立新系統並將其集成到商業。競爭性投標過程可以讓他們更深入地瞭解可用的替代方案。
徵求建議書 (RFP) 的要求
政府機構或其他實體可能需要發出提案請求，以提供全面和公開的競爭並降低解決方案的成本。接受對規範最敏感的提案可能並不總是意味着最低價的出價。
巧妙地創建提案請求可以確保最終解決方案的成功或失敗。如果規定的要求過於模糊，投標人可能無法針對該問題設計和實施適當的解決方案。如果要求過於詳細和限制性，投標人的創新可能會受到限制。
RFP 流程從起草提案請求開始。投標人審查招標文件並提交改進建議。實施反饋後，發出最終的徵求意見稿。投標人然後提交他們的提案。
客戶將選擇範圍縮小到一小羣投標人，並就定價和技術細節進行談判。在授予合同之前，客戶可以要求其餘投標人提交最佳和最終報價。然後將合同提交給爲該問題提供最佳解決方案的公司。
徵求建議書 (RFP) 的好處
RFP 部分是廣告。它宣佈一個項目正在進行中，併爲能夠完成工作的合格候選人打開了大門。
在政府中，RFP 已被用作確保將裙帶關係作爲獎勵合同的一個因素的一種方式。它還開啓了競爭過程，預計這將降低項目成本。
RFP 的替代方案是一個不太正式的流程，需要項目經理研究和確定項目的潛在供應商。根據搜索的詳盡程度，可能會限制潛在的響應。新的供應商和創新的答案可能不太可能被發現。
RFP 與 RFQ 與 RFI
提案請求 (RFP)、報價請求 (RFQ) 和信息請求 (RFI) 是三種不同類型的文件，企業和其他實體使用它們來聯繫商業社區以獲取他們可能能夠提供的供應商或承包商跟...共事。
- 如上所述，徵求建議書宣佈了一個計劃中的特定項目，並徵集有能力完成工作的承包商。
- 報價請求(RFQ) 是向許多供應商發出的請求，這些供應商尋求投標以提供特定產品或服務的合同。該請求必須指定所需的質量和數量，以及公司或組織所需的時間。
- 信息請求 (RFI) 是向供應商徵求有關他們可以提供的產品和服務的書面信息。它可用於爲供應商數據庫收集信息以供將來參考。
徵求建議書 (RFP) 示例
比如說，聯邦鐵路管理局發佈了一項關於資助、設計、建造、運營和維護高速鐵路系統的提案請求。
相關方提交符合文件中概述的要求的提案。根據截止日期前收到的提案，交通部成立委員會以進一步審查和制定提案。
DOT 選擇最能涵蓋其目標的提案，並聘請公司來開展工作。
查看詳細的 RFP
來自非營利組織的此示例 RFP顯示了必要的詳細程度，在這種情況下，用於組織網站的擬議大修。該提案描述了該項目，提供了該組織的概述，並定義了其網站的目標。它還詳細說明了要提供的產品和服務，並詳細定義了擬議網站的內容、設計和功能。
該示例由 TechSoup 提供，該站點爲非營利組織提供操作信息庫和示例 RFP。
徵求建議書 (RFP) 常見問題
以下是有關 RFP 的一些常見問題的答案。
RFP 是什麼意思？
徵求建議書 (RFP) 是對完成由公司或其他組織提出的新項目提出的公開招標。它旨在開放競爭並鼓勵項目規劃者可能考慮的各種替代建議。
什麼是 RFP 要求？
RFP 必須足夠詳細地描述和定義項目以吸引可行的響應。
潛在投標人應該能夠了解業務的性質以及希望通過該項目實現的目標。必須對項目進行足夠詳細的定義，以便投標人清楚地瞭解其範圍以及爲執行該項目而必須提供的所有產品和服務。預期提案的格式也必須詳細。需要統一的響應來比較和對比報價。
RFP 遵循相當嚴格的格式，儘管該格式可能因準備它們的機構和公司而異。這個來自路易斯安那州巴吞魯日的卓越規劃中心的樣本顯示了典型 RFP 中的元素，其中包括簡介和背景、可交付成果的描述以及有關選擇標準的信息。
RFP和RFQ有什麼區別？
假設一家五金店正在擴大其園藝用品部門，需要找到必要的供應商來填補其貨架。它可能會向許多潛在的園藝產品供應商發送報價請求 (RFQ)。響應將使其能夠以既定價格與一個或多個供應商建立所需數量和質量的關係。
當公司或其他組織發出 RFQ 時，它確切地知道自己需要什麼，並正在尋找最好的供應商或供應商。
RFP 是一個更加開放的過程。企業或組織正在尋找合格的承包商來執行新項目。該項目及其目標已被詳細定義，但回覆中仍有創造性的空間。例如，兒童公園的 RFP 可能允許承包商提出公園可能包含的精確佈局、設備和便利設施。
您什麼時候使用 RFP？
大大小小的企業往往擁有足夠的資源來維持當前的運營。如果他們想承擔一個新項目，他們既沒有資源也沒有專業知識來增加工作量。
在這種情況下，RFP 爲企業提供了一種有效的方式來招聘他們完成項目所需的專業知識。
RFP 之後會發生什麼？
RFP 之後是 Ps。提交提案以供審查。根據項目的規模和範圍，該審查可能是一個涉及多個委員會的多層次過程。尤其是政府機構，並不以行動靈活而著稱。
無論花費多長時間，審查過程都用於將提案範圍縮小到少數入圍者，這些入圍者可能會被要求提交額外信息，以期最終選擇和項目的開始日期。
歸納總結
RFP 爲發佈它的公司以及響應它的公司定義了項目。精心編寫的 RFP 傳達了提案背後的意圖，並確保最終結果符合預期。
它還確保了一個開放的過程。理想情況下，多個投標人會做出回應。這使組織有機會研究各種方法和價格，並選擇最能滿足其需求的方法。