总账记录了公司的所有账户以及其中发生的交易。平衡账本涉及从贷方总数中减去借方总数。为了正确计算贷方和借方，必须首先了解一些规则。
要点
- 总账是企业所有账户及其交易的记录。
- 平衡总账涉及从总贷方中减去总借方。
- 所有借方帐户都应输入到分类帐的左侧，而贷方帐户则应输入到右侧。
- 为了使总账平衡，贷方和借方必须相等。
- 借方增加资产、费用和股息账户，而贷方则减少它们。
- 贷方增加负债、收入和权益账户，而借方则减少它们。
如何计算余额
首先，在资产负债表左侧输入所有借方账户，在右侧输入所有贷方账户。包括每项的余额。考虑每笔交易影响哪个借记账户，以及最终是否会增加或减少该账户。例如，它会减少库存还是增加现金？最后，计算每个帐户的余额并更新资产负债表。
完成后，检查贷方是否等于借方，以确保账簿平衡。确保账簿平衡的另一种方法是创建试算表。这意味着列出分类账中的所有帐户以及每个借方和贷方的余额。一旦计算出借方和贷方的余额，两者应该匹配。如果数字不相同，则说明有遗漏或计算错误，账簿不平衡。
要遵循的重要规则
首先，借方最终必须等于贷方。虽然一开始这可能会令人困惑，并且简单地使用正数和负数来计算交易可能很诱人，但最终借方和贷方关系更准确地表达了企业中发生的情况。
其次，借方增加资产、费用和股息账户，而贷方减少它们。使用助记符 DEAD 来记住这一点可能会有所帮助。借项增加支出、资产和股息。
第三，负债、收入和权益账户的情况正好相反。贷方增加这些，而借方减少它们。记住这种关系的助记符是 GIRLS 导致增加的账户是收益、收入、收入、负债和股东权益。
由于这些对补充账户产生相反的影响，最终贷方和借方彼此相等，并表明账户是平衡的。每笔交易都可以使用借方/贷方格式进行描述，并且账簿必须保持平衡，以便每笔借方都与相应的贷方相匹配。
会计实务
QuickBooks、FreshBooks 和 Xero 等会计软件对于平衡账簿非常有用，因为此类程序会自动标记缺少相应贷方或借方的任何区域。大多数公司都会有一名内部会计师来处理所有这些事情，但如果您要处理自己的财务，最好通过外部会计顾问（例如注册会计师（CPA）或注册代理人）来处理重要的数字（ EA） 。
没有相应贷方的借方称为悬空借方。当在贷方输入借方分录或收购一家公司但未记录该交易时，可能会发生这种情况。类似地，存款时可以将贷方票据输入总账，但同时或之后需要一张抵消借方票据来平衡账簿。