会计信息系统(AIS) 是企业用来收集、存储、管理、处理、检索和报告其财务数据的结构，以便会计师、顾问、业务分析师、经理、首席财务官 (CFO) 使用)、审计师、监管机构和税务机构。

经过专门培训的会计师与 AIS 深入合作，以确保公司财务交易和记录保存的最高准确性，并使合法需要访问的人轻松获得财务数据——同时保持数据的完整性和安全性.

了解会计信息系统 (AIS)

会计信息系统是一种跟踪公司所有会计和业务活动的方法。会计信息系统通常由六个主要组成部分组成：人员、进程和指令、数据、软件、信息技术基础设施和内部控制。下面是每个组件的详细分解。

1. AIS 人

AIS 中的人是系统用户。 AIS 帮助公司内的不同部门协同工作。可能需要使用组织的 AIS 的专业人员包括：

• 会计师
• 顾问
• 业务分析师
• 经理人
• 首席财务官
• 审计师

例如，管理层可以创建销售目标，然后员工可以为此订购适当数量的库存。库存订单通知会计部门新的应付账款。在企业中进行销售时，参与销售过程的人员和部门可能包括以下人员：

1. 销售人员将客户订单输入 AIS。
2. 会计帐单或向客户发送发票。
3. 仓库组装订单。
4. 运输部门将订单发送给客户。
5. 会计部门收到新的应收账款通知，这是来自客户的借据，通常在 30、60 或 90 天内付款。
6. 客户服务部门跟踪订单和客户发货。
7. 管理层使用 AIS 创建销售报告并运行成本分析，其中可能包括库存、运输和制造成本。

通过精心设计的 AIS，组织内的每个人都可以访问相同的系统并检索相同的信息。必要时，AIS 还简化了向组织外部人员报告信息的过程。

例如，顾问可能会使用 AIS 中的信息通过查看成本数据、销售数据和收入来分析公司定价结构的有效性。此外，审计师可以使用这些数据来评估公司的内部控制、财务状况以及对萨班斯-奥克斯利法案(SOX) 等法规的遵守情况。

AIS 的设计应满足将要使用它的人的需求。该系统还应该易于使用并且应该改进，而不是妨碍效率。

2. 进程和说明

AIS 的进程和指令是它用于收集、存储、检索和处理数据的方法。这些方法都是手动和自动的。数据可以来自内部来源（例如，员工）和外部来源（例如，客户的在线订单）。进程和指令将被编码到 AIS 软件中。但是，进程和说明也应该通过文档和培训“编码”到员工中。必须始终遵循进程和说明才能有效。

3. AIS 数据

AIS 必须具有存储信息的数据库结构，例如结构化查找语言 (SQL)，这是数据库常用的计算机语言。 SQL 允许操作和检索 AIS 中的数据以用于报告目的。 AIS 还需要针对不同类型的系统用户和数据输入的各种输入屏幕，以及不同的输出格式，以满足不同用户和各种类型信息的需求。

AIS 中包含的数据是与组织的业务实践相关的所有财务信息。任何影响公司财务的业务数据都应进入 AIS。

AIS 中包含的数据类型取决于业务的性质，但它可能包括以下内容：

• 销售订单
• 客户账单
• 销售分析报告
• 采购申请
• 供应商发票
• 检查寄存器
• 总账
• 库存数据
• 工资单信息
• 计时
• 税务信息

这些数据可用于编制会计报表和财务报告，包括应收账款账龄、折旧或摊销计划、试算表和损益表。将所有这些数据集中在一个位置（在 AIS 中）有助于企业的记录保存、报告、分析、审计和决策活动。为了使数据有用，它必须是完整的、准确的和相关的。

另一方面，不会进入 AIS 的数据示例包括备忘录、通信、演示文稿和手册。这些文档可能与公司的财务有切线关系，但是，不包括标准脚注，它们并不是公司财务记录的真正组成部分。

4. AIS 软件

AIS 的软件组件是用于存储、检索、处理和分析公司财务数据的计算机进程。在计算机出现之前，AIS 是一个手动的、基于纸张的系统，但今天，大多数公司都使用计算机软件作为 AIS 的基础。小型企业可能会使用 Intuit 的 Quickbooks 或 Sage 的 Sage 50 Accounting，但还有其他的。中小型企业可能会使用SAP的 Business One。大中型企业可能会使用 Microsoft 的 Dynamics GP、Sage Group 的 MAS 90 或 MAS 200、Oracle 的 PeopleSoft 或 Epicor Financial Management。

质量、可靠性和安全性是有效AIS 软件的关键组成部分。管理人员依靠它输出的信息为公司做出决策，他们需要高质量的信息来做出正确的决策。

AIS 软件进程可以定制，以满足不同类型企业的独特需求。如果现有进程不能满足公司的需求，该软件也可以在内部开发，最终用户提供大量输入，或者可以由第三方公司专门为该组织开发。该系统甚至可以外包给专业公司。

对于上市公司而言，无论企业选择何种软件进程和定制选项，Sarbanes-Oxley 法规都会在一定程度上决定 AIS 的结构。这是因为 SOX 法规创建了上市公司必须遵守的内部控制和审计进程。

5. IT 基础设施

信息技术基础设施只是用于操作会计信息系统的硬件的一个花哨的名称。企业无论如何都需要拥有这些硬件项目中的大多数，并且可以包括以下内容：

• 电脑
• 移动设备
• 服务器
• 打印机
• 浪涌保护器
• 路由器
• 保存媒介
• 一个备用电源

除了成本，选择硬件需要考虑的因素还包括速度、存储能力以及是否可以扩展和升级。

也许最重要的是，为 AIS 选择的硬件必须与预期的软件兼容。理想情况下，它不仅是兼容的，而且是最佳的——一个笨重的系统将比一个快速的系统有用得多。企业可以轻松满足硬件和软件兼容性要求的一种方法是购买包含企业所需硬件和软件的交钥匙系统。从理论上讲，购买交钥匙系统意味着企业将为其 AIS 获得硬件和软件的最佳组合。

一个好的 AIS 还应该包括维护、维修、更换和升级硬件系统组件的计划，以及处理损坏和过时的硬件的计划，以便彻底销毁敏感数据。

6. 内部控制

AIS 的内部控制是它包含的用于保护敏感数据的安全措施。这些可以像密码一样简单，也可以像生物识别一样复杂。生物特征安全协议可能包括存储不随时间变化的人类特征，例如指纹、语音和面部识别。

AIS 必须具有内部控制，以防止未经授权的计算机访问并限制对授权用户的访问，其中包括公司内部的一些用户。它还必须防止仅允许访问系统选定部分的个人未经授权访问文档。

AIS 包含的机密信息不仅属于公司，还属于其员工和客户。这些数据可能包括：

• 社会安全号码
• 薪酬和人事信息
• 信用卡号码
• 客户数据
• 公司财务数据
• 供应商和供应商的财务信息

AIS 中的所有数据都应该加密，并且应该记录和监视对系统的访问。系统活动也应该是可追踪的。

AIS 还需要内部控制来保护其免受计算机病毒、黑客和其他对网络安全的内部和外部威胁。还必须保护它免受可能导致数据丢失的自然灾害和电涌的影响。

会计信息系统的真实世界示例

设计良好的 AIS 可以让企业在日常基础上顺利运行，而设计不佳的 AIS 可能会阻碍其运营。 AIS 的第三个用途是，当企业遇到麻烦时，其 AIS 中的数据可用于发现问题所在。世通和雷曼兄弟的案例提供了两个例子。

世通

2002 年，WorldCom 的内部审计师 Eugene Morse 和 Cynthia Cooper 使用公司的 AIS 发现了近 40 亿美元的欺诈性费用分配和其他会计分录。他们的调查导致了首席财务官 Scott Sullivan 的终止，以及新的立法——《萨班斯-奥克斯利法案》第 404 节，该法案规范了公司的内部财务控制和进程。

雷曼兄弟

在调查雷曼倒闭的原因时，对其 AIS 和其他数据系统的审查以及文档收集和审查以及证人访谈是一个关键组成部分。根据这份长达 2,200 页、共 9 卷的审查员报告，寻找公司失败的原因“需要对雷曼兄弟的运营、交易、估值、财务、会计和其他数据系统进行广泛调查和审查”。

雷曼的系统提供了不应如何构建 AIS 的示例。审查员 Anton R. Valukas 的报告指出，“在申请破产保护时，雷曼兄弟维护着 2,600 多个软件系统和应用进程的拼凑……雷曼兄弟的许多系统都是晦涩难懂、过时或不标准的。”

考官决定将精力集中在最相关的 96 个系统上。这项考试需要培训、学习和反复试验，只是为了学习如何使用这些系统。

Valukas 的报告还指出，“雷曼兄弟的系统是高度相互依赖的，但它们之间的关系很难破译，也没有很好的记录。解开这些系统以获得必要的信息需要付出巨大的努力。”

结论

AIS 的六个组成部分共同帮助关键员工收集、存储、管理、处理、检索和报告他们的财务数据。拥有一个高效且准确的开发和维护良好的会计信息系统是成功企业不可或缺的组成部分。

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