Microsoft Excel 是一款功能强大的工具，可用于多种用途。对于交易较少的小型企业，精明的企业主可以使用 Excel 来替代会计软件。
Excel 拥有创建和维护总帐所需的所有工具，但它需要对基本会计有扎实的理解并注重细节。对于没有资源投资会计软件的企业主来说，在购买会计软件之前，Excel 可能是开始保存会计记录的好地方。以下指南将帮助您规划如何最好地利用 Excel 进行会计工作。
使用 Excel 作为总帐
需要注意的是，每个企业都各不相同，因此报告需求也不同。建立簿记流程的第一步是根据企业类型确定需要包含哪些会计指标。
简单的记录保存设置应首先包括交易日期、交易说明和参考编号（例如发票或支票号码）的列。接下来的列将列出一年中要使用的每个帐户。选择帐户时应仔细考虑，因为以后很难回头进行更改。从左到右，列出的第一个帐户应该是损益表帐户，从收入开始，以支出结束。接下来是资产帐户，然后是负债帐户，最后是权益帐户。
总帐使用复式簿记来记录公司的所有交易，在开始使用 Excel 作为总帐之前，务必充分理解这一概念。复式簿记依赖于输入交易的借方和贷方，以便最终实现账簿平衡。
Excel 中的复式簿记
如果这是一家新公司，第一笔交易很可能是投资于公司的股权。例如，假设一位名叫 Jane 的企业家决定开一家机械车间。她有 75 万美元的储蓄来创办这家企业，并用她储蓄的资金在当地银行开立了一个企业支票账户。
使用复式簿记概念，简知道这笔交易将增加公司的现金账户（借方分录），并将通过增加所有者权益账户（贷方分录）来抵消。在此 Excel 系统中，所有借方分录都应记录为正值，而所有贷方分录都应记录为负值。
在这个例子中，Jane 应该在电子表格的第一行输入交易日期和描述，例如“资本投资”。然后，她将在电子表格的“现金”帐户栏中输入正数 750,000 美元，在电子表格的“所有者权益”帐户栏中输入负数 750,000 美元。为了验证这些数字，Jane 应该使用 Excel 的求和公式来确保每行的所有条目总和为零美元。
从那里开始，Jane 将继续为每笔交易输入一行。如果她用公司现金购买设备，Jane 将输入一笔交易，以显示“设备”帐户栏的借方（正分录），以及“现金”帐户栏的贷方（负分录）。如果她向客户出售机械加工服务，她将在“收入”帐户中记录贷方，在“权益”帐户中记录借方。
最后，应在电子表格底部汇总每个帐户列的总数。所有收入帐户的总和可以加在一起以计算当前净收入。可以根据需要配置要计算的其他列，例如总资产、总负债和总权益。
结论
经营企业需要大量的会计工作，而会计专用软件是实现这一目标的最佳方式。如果企业主无法选择，那么使用 Microsoft Excel 也是一个不错的选择。负责跟踪公司会计记录的个人应该掌握会计术语和技术，并了解 Excel 中的不同工具，以便生成准确的会计分录。一旦企业发展壮大，建议使用适当的会计软件。