Microsoft Excel 是一款功能強大的工具，可用於多種用途。對於交易較少的小型企業，精明的企業主可以使用 Excel 來替代會計軟件。
Excel 擁有創建和維護總帳所需的所有工具，但它需要對基本會計有紮實的理解並注重細節。對於沒有資源投資會計軟件的企業主來說，在購買會計軟件之前，Excel 可能是開始保存會計記錄的好地方。以下指南將幫助您規劃如何最好地利用 Excel 進行會計工作。
使用 Excel 作爲總帳
需要注意的是，每個企業都各不相同，因此報告需求也不同。建立簿記流程的第一步是根據企業類型確定需要包含哪些會計指標。
簡單的記錄保存設置應首先包括交易日期、交易說明和參考編號（例如發票或支票號碼）的列。接下來的列將列出一年中要使用的每個帳戶。選擇帳戶時應仔細考慮，因爲以後很難回頭進行更改。從左到右，列出的第一個帳戶應該是損益表帳戶，從收入開始，以支出結束。接下來是資產帳戶，然後是負債帳戶，最後是權益帳戶。
總帳使用複式簿記來記錄公司的所有交易，在開始使用 Excel 作爲總帳之前，務必充分理解這一概念。複式簿記依賴於輸入交易的借方和貸方，以便最終實現賬簿平衡。
Excel 中的複式簿記
如果這是一家新公司，第一筆交易很可能是投資於公司的股權。例如，假設一位名叫 Jane 的企業家決定開一家機械車間。她有 75 萬美元的儲蓄來創辦這家企業，並用她儲蓄的資金在當地銀行開立了一個企業支票賬戶。
使用複式簿記概念，簡知道這筆交易將增加公司的現金賬戶（借方分錄），並將通過增加所有者權益賬戶（貸方分錄）來抵消。在此 Excel 系統中，所有借方分錄都應記錄爲正值，而所有貸方分錄都應記錄爲負值。
在這個例子中，Jane 應該在電子表格的第一行輸入交易日期和描述，例如“資本投資”。然後，她將在電子表格的“現金”帳戶欄中輸入正數 750,000 美元，在電子表格的“所有者權益”帳戶欄中輸入負數 750,000 美元。爲了驗證這些數字，Jane 應該使用 Excel 的求和公式來確保每行的所有條目總和爲零美元。
從那裏開始，Jane 將繼續爲每筆交易輸入一行。如果她用公司現金購買設備，Jane 將輸入一筆交易，以顯示“設備”帳戶欄的借方（正分錄），以及“現金”帳戶欄的貸方（負分錄）。如果她向客戶出售機械加工服務，她將在“收入”帳戶中記錄貸方，在“權益”帳戶中記錄借方。
最後，應在電子表格底部彙總每個帳戶列的總數。所有收入帳戶的總和可以加在一起以計算當前淨收入。可以根據需要配置要計算的其他列，例如總資產、總負債和總權益。
綜述
經營企業需要大量的會計工作，而會計專用軟件是實現這一目標的最佳方式。如果企業主無法選擇，那麼使用 Microsoft Excel 也是一個不錯的選擇。負責跟蹤公司會計記錄的個人應該掌握會計術語和技術，並瞭解 Excel 中的不同工具，以便生成準確的會計分錄。一旦企業發展壯大，建議使用適當的會計軟件。