什麼是工資單？
工資單是企業在一定時期或特定日期必須向員工支付的報酬。它通常由公司的會計或人力資源部門管理。小型企業的工資單可能由所有者或合夥人直接處理。
越來越多的企業將工資單外包給專門處理工資單處理、員工福利、保險和會計任務（如預扣稅款）的公司。許多工資單金融科技公司（如 Atomic、Bitwage、Finch、Pinwheel 和 Wagestream）正在利用技術簡化工資單流程。這些解決方案以更方便和更快的方式向員工支付工資，並提供數字工資單相關文件以及零工和外包經濟所需的創新技術支持服務。
工資單也可以指公司員工名單以及每位員工應得的薪酬金額。工資單是大多數企業的一項主要開支，而且幾乎總是可以扣除的，這意味着該費用可以從總收入中扣除，從而降低公司的應稅收入。由於加班費、病假工資和其他變量，工資單可能因支付期而異。
概要
- 工資是企業在規定期限和日期必須向員工支付的報酬。
- 工資單流程包括跟蹤員工工作時間、計算工資以及通過直接存款或支票發放工資。
- 但是，公司還必須進行會計、記錄保存，併爲醫療保險、社會保障和失業稅留出資金。
- 如果公司不想自己做，可以使用專業服務並外包工資單或使用基於雲的軟件。
- 計算工資涉及許多部分，可能很複雜。
瞭解工資單
工資單是公司向員工支付工資的過程，包括跟蹤員工的工作時間、計算員工的工資以及通過直接存款或支票將工資發放到員工的銀行賬戶。但是，公司還必須執行會計功能來記錄工資、預扣稅、獎金、加班費、病假和休假工資。公司必須留出並記錄要向政府支付的醫療保險、社會保障和失業稅的金額。
許多公司使用軟件解決方案來管理工資單。員工通過 API 輸入工作時間，工資就會被處理並存入他們的銀行賬戶。
許多中型和大型公司將工資服務外包以簡化流程。僱主跟蹤每位員工的工作時間並將此信息傳遞給工資服務。在發薪日，工資服務根據員工在工資期內的工作時間或工作週數以及工資率計算應得的總工資。該服務從收入中扣除稅款和其他預扣款，然後向員工支付工資。
特別注意事項
年總銷售額達到或超過 50 萬美元的僱主必須遵守 1938 年通過的《公平勞動標準法案》 （FLSA）。這是美國一項保護工人免受某些不公平薪酬行爲侵害的法律。FLSA 列出了各種勞動法規，包括最低工資、加班費要求和童工限制。例如，FLSA 規則規定了工人何時被視爲按時上班以及何時應獲得加班費。
法律規定，加班（每週工作時間超過 40 小時）的工資應爲正常小時工資的 1.5 倍。有些員工不受《公平勞動標準法》的約束，而且該法案不適用於獨立承包商或志願者，因爲他們不被視爲員工。
一些小時工不受《公平勞工標準法》的約束，但要遵守其他法規。例如，鐵路工人受《鐵路勞工法》的約束，卡車司機則受《汽車運輸法》的約束。
《公平勞工標準法》還規定了如何處理主要通過小費獲得報酬的工作。對於收取小費的服務人員，僱主必須向員工支付最低工資，除非他們每月收到的小費通常超過 30 美元。
使用專業薪資服務的優點和缺點
薪資服務的一個主要好處是能夠生成各種報告，簡化會計程序並幫助公司確保遵守法律和納稅申報要求。薪資服務還可以記錄員工使用了多少假期或個人時間。
至於缺點，當公司將工資系統外包時，他們必須依賴公司以外的人員進行準確的會計覈算。如果出現錯誤，公司的現場人員必須處理心煩意亂的員工。公司還可能因工資服務的錯誤而面臨稅收處罰。
另一個缺點是，工資服務比內部運行工資單更昂貴。這些服務可能會收取固定的月費，或爲不同級別的服務提供不同的付款結構。由於成本高昂，工資服務可能不是運營預算緊張的小公司的最佳選擇。
隨着企業的發展，會計需求也變得越來越複雜。大型企業可能需要投資定製的企業資源規劃 (ERP) 系統來實現會計和薪資功能。
專業薪資服務的優點
訪問各種報告
簡化會計和稅務合規
記錄員工休假時間和個人時間
專業薪資服務的缺點
企業外部的個人可以獲知財務和稅務信息。
內部員工仍然必須幫助員工解決工資問題。
由於工資服務的錯誤，該公司可能會面臨稅收處罰。
工資服務可能很昂貴，這是小企業擔心的問題。
工資軟件程序
一些公司不使用專門的工資服務，而是選擇依賴工資軟件程序。公司購買軟件後，無需支付額外的月費。軟件程序通常包括可打印的稅務表格和預扣稅表。
除了節省資金外，內部薪資系統還能幫助公司保密財務機密信息。然而，軟件程序可能非常耗時，這對於員工較少的小公司來說可能是一個問題。
會計軟件對小企業主大有裨益，因爲它可以幫助他們跟蹤應收賬款和應付賬款、評估盈利能力併爲納稅季做好準備。小企業可以使用現成的軟件，無需進行大量定製。隨着企業的發展，會計需求變得越來越複雜，通常需要定製企業資源規劃(ERP) 系統。
小型企業可以使用多種不同類型的基於雲的會計軟件。行業類型和員工數量是決定哪種會計軟件合適的兩個因素。例如，自由職業者不需要與餐館老闆相同的會計軟件功能。
Investopedia 對小型企業會計軟件進行了概述，並評估了它們的成本、易用性、功能、集成和可擴展性。QuickBooks Online 被認爲是最好的整體軟件，而 Xero 被認爲是最適合微型企業主的軟件。FreshBooks 最適合服務型企業，QuickBooks Self-Employed 最適合兼職自由職業者，但 Wave 是最好的免費軟件。
什麼是工資稅減免？
工資稅包括社會保障，佔收入的 6.2%，最高可達 132,900 美元。工資稅還用於支付醫療保險，佔收入的 1.45%。僱主也支付工資稅。他們支付您收入的 6.2%，因此政府獲得您總收入的 12.4%，而您的僱主支付您收入的 1.45% 用於醫療保險。
工資稅削減意味着從工資中扣除的社會保障稅和醫療保險稅會減少。這樣做的目的是，工人和企業每次發工資時都會多拿一點錢，這將鼓勵他們增加消費，刺激經濟。
什麼是工資稅減免？
工資稅減免是指將工資稅徵收時間推遲到以後，屆時這些稅款將到期。工資稅延期旨在通過暫時增加工人的淨工資來爲他們提供一些暫時的財務救濟。
如何計算工資稅？
如何計算工資稅取決於您的業務和當地法律。不過，QuickBooks 提供了一些一般指導原則。第一步是計算員工的總工資。
1. 計算員工的總工資
您可以使用員工的工資率和您安排的工資期來確定員工的總工資。大多數企業會每週、每兩週或每月向員工支付工資。要計算小時工的總工資，請將他們在工資期內的工作時間乘以他們的小時工資率。公式如下：
小時工資 x 工資期內工作總小時數 = 工資總額
要計算受薪僱員的工資總額，請將其年薪除以該年中的工資支付期數。公式如下：
年薪/年度工資期數=工資總額
例如。一名員工年薪 50,000 美元。他們的公司每兩週向員工支付一次工資，總共 26 個工資期。因此，該員工的總工資爲 1,923.08 美元。
2. 扣除稅前扣除額
確定總工資後，您需要考慮扣除額。這些是稅收扣除額，但其他稅前扣除額也可能適用。稅前扣除額包括：
3. 扣除稅款（聯邦保險捐款法、失業稅和所得稅）
扣除稅前扣除額後，剩餘工資需納稅。FICA 稅率爲 7.65%——醫療保險爲 1.45%，社會保障稅爲 6.2%。其他稅率將由聯邦、州或地方法律以及您員工的 W-4 決定。
使用 IRS 稅表計算聯邦所得稅。通常，您在繳納社會保障稅和醫療保險稅時也會繳納聯邦稅。請在 IRS 表格 941 上報告所有付款。
從員工的總工資中扣除 7.65% 的 FICA 稅。作爲僱主，您必須匹配每位員工的繳款。企業將員工和公司的繳款提交給社會保障和醫療保險。
例如，一名員工在最近一個工資期的總工資爲 1,923 美元。要計算該員工的社會保障稅貢獻，將 1,923 美元乘以 0.062 得到 119.26 美元。要計算該員工的醫療保險稅貢獻，將 1,923 美元乘以 0.0145 得到 27.88 美元。總的來說，該員工在工資期內的 FICA 稅貢獻爲 147.14 美元，僱主必須匹配。在這種情況下，僱主必須向 IRS 支付 294.28 美元。一半是公司的直接費用，另一半從員工的工資中扣除。
僱主不匹配所得稅扣除額，但他們會繳納聯邦失業稅。國稅局的收入扣繳助理將幫助您確定您的員工應繳納多少聯邦所得稅。
4.任何自願扣除的金額必須從剩餘工資中扣除。
這些可能包括：
扣除所有稅款和扣除額後，剩餘金額就是員工發薪日帶回家的金額。
結論
處理工資單是一項複雜且耗時的工作，需要遵守嚴格的聯邦和州法規。它需要大量記錄並注意細節。小型企業通常使用基於雲的軟件處理自己的工資單。其他公司選擇外包工資單功能或投資於管理整體會計和工資單的集成 ERP 系統。