什么是工资单？
工资单是企业在一定时期或特定日期必须向员工支付的报酬。它通常由公司的会计或人力资源部门管理。小型企业的工资单可能由所有者或合伙人直接处理。
越来越多的企业将工资单外包给专门处理工资单处理、员工福利、保险和会计任务（如预扣税款）的公司。许多工资单金融科技公司（如 Atomic、Bitwage、Finch、Pinwheel 和 Wagestream）正在利用技术简化工资单流程。这些解决方案以更方便和更快的方式向员工支付工资，并提供数字工资单相关文件以及零工和外包经济所需的创新技术支持服务。
工资单也可以指公司员工名单以及每位员工应得的薪酬金额。工资单是大多数企业的一项主要开支，而且几乎总是可以扣除的，这意味着该费用可以从总收入中扣除，从而降低公司的应税收入。由于加班费、病假工资和其他变量，工资单可能因支付期而异。
重点
- 工资是企业在规定期限和日期必须向员工支付的报酬。
- 工资单流程包括跟踪员工工作时间、计算工资以及通过直接存款或支票发放工资。
- 但是，公司还必须进行会计、记录保存，并为医疗保险、社会保障和失业税留出资金。
- 如果公司不想自己做，可以使用专业服务并外包工资单或使用基于云的软件。
- 计算工资涉及许多部分，可能很复杂。
了解工资单
工资单是公司向员工支付工资的过程，包括跟踪员工的工作时间、计算员工的工资以及通过直接存款或支票将工资发放到员工的银行账户。但是，公司还必须执行会计功能来记录工资、预扣税、奖金、加班费、病假和休假工资。公司必须留出并记录要向政府支付的医疗保险、社会保障和失业税的金额。
许多公司使用软件解决方案来管理工资单。员工通过 API 输入工作时间，工资就会被处理并存入他们的银行账户。
许多中型和大型公司将工资服务外包以简化流程。雇主跟踪每位员工的工作时间并将此信息传递给工资服务。在发薪日，工资服务根据员工在工资期内的工作时间或工作周数以及工资率计算应得的总工资。该服务从收入中扣除税款和其他预扣款，然后向员工支付工资。
特别注意事项
年总销售额达到或超过 50 万美元的雇主必须遵守 1938 年通过的《公平劳动标准法案》 （FLSA）。这是美国一项保护工人免受某些不公平薪酬行为侵害的法律。FLSA 列出了各种劳动法规，包括最低工资、加班费要求和童工限制。例如，FLSA 规则规定了工人何时被视为按时上班以及何时应获得加班费。
法律规定，加班（每周工作时间超过 40 小时）的工资应为正常小时工资的 1.5 倍。有些员工不受《公平劳动标准法》的约束，而且该法案不适用于独立承包商或志愿者，因为他们不被视为员工。
一些小时工不受《公平劳工标准法》的约束，但要遵守其他法规。例如，铁路工人受《铁路劳工法》的约束，卡车司机则受《汽车运输法》的约束。
《公平劳工标准法》还规定了如何处理主要通过小费获得报酬的工作。对于收取小费的服务人员，雇主必须向员工支付最低工资，除非他们每月收到的小费通常超过 30 美元。
使用专业薪资服务的优点和缺点
薪资服务的一个主要好处是能够生成各种报告，简化会计程序并帮助公司确保遵守法律和纳税申报要求。薪资服务还可以记录员工使用了多少假期或个人时间。
至于缺点，当公司将工资系统外包时，他们必须依赖公司以外的人员进行准确的会计核算。如果出现错误，公司的现场人员必须处理心烦意乱的员工。公司还可能因工资服务的错误而面临税收处罚。
另一个缺点是，工资服务比内部运行工资单更昂贵。这些服务可能会收取固定的月费，或为不同级别的服务提供不同的付款结构。由于成本高昂，工资服务可能不是运营预算紧张的小公司的最佳选择。
随着企业的发展，会计需求也变得越来越复杂。大型企业可能需要投资定制的企业资源规划 (ERP) 系统来实现会计和薪资功能。
专业薪资服务的优点
访问各种报告
简化会计和税务合规
记录员工休假时间和个人时间
专业薪资服务的缺点
企业外部的个人可以获知财务和税务信息。
内部员工仍然必须帮助员工解决工资问题。
由于工资服务的错误，该公司可能会面临税收处罚。
工资服务可能很昂贵，这是小企业担心的问题。
工资软件程序
一些公司不使用专门的工资服务，而是选择依赖工资软件程序。公司购买软件后，无需支付额外的月费。软件程序通常包括可打印的税务表格和预扣税表。
除了节省资金外，内部薪资系统还能帮助公司保密财务机密信息。然而，软件程序可能非常耗时，这对于员工较少的小公司来说可能是一个问题。
会计软件对小企业主大有裨益，因为它可以帮助他们跟踪应收账款和应付账款、评估盈利能力并为纳税季做好准备。小企业可以使用现成的软件，无需进行大量定制。随着企业的发展，会计需求变得越来越复杂，通常需要定制企业资源规划(ERP) 系统。
小型企业可以使用多种不同类型的基于云的会计软件。行业类型和员工数量是决定哪种会计软件合适的两个因素。例如，自由职业者不需要与餐馆老板相同的会计软件功能。
Investopedia 对小型企业会计软件进行了概述，并评估了它们的成本、易用性、功能、集成和可扩展性。QuickBooks Online 被认为是最好的整体软件，而 Xero 被认为是最适合微型企业主的软件。FreshBooks 最适合服务型企业，QuickBooks Self-Employed 最适合兼职自由职业者，但 Wave 是最好的免费软件。
什么是工资税减免？
工资税包括社会保障，占收入的 6.2%，最高可达 132,900 美元。工资税还用于支付医疗保险，占收入的 1.45%。雇主也支付工资税。他们支付您收入的 6.2%，因此政府获得您总收入的 12.4%，而您的雇主支付您收入的 1.45% 用于医疗保险。
工资税削减意味着从工资中扣除的社会保障税和医疗保险税会减少。这样做的目的是，工人和企业每次发工资时都会多拿一点钱，这将鼓励他们增加消费，刺激经济。
什么是工资税减免？
工资税减免是指将工资税征收时间推迟到以后，届时这些税款将到期。工资税延期旨在通过暂时增加工人的净工资来为他们提供一些暂时的财务救济。
如何计算工资税？
如何计算工资税取决于您的业务和当地法律。不过，QuickBooks 提供了一些一般指导原则。第一步是计算员工的总工资。
1. 计算员工的总工资
您可以使用员工的工资率和您安排的工资期来确定员工的总工资。大多数企业会每周、每两周或每月向员工支付工资。要计算小时工的总工资，请将他们在工资期内的工作时间乘以他们的小时工资率。公式如下：
小时工资 x 工资期内工作总小时数 = 工资总额
要计算受薪雇员的工资总额，请将其年薪除以该年中的工资支付期数。公式如下：
年薪/年度工资期数=工资总额
例如。一名员工年薪 50,000 美元。他们的公司每两周向员工支付一次工资，总共 26 个工资期。因此，该员工的总工资为 1,923.08 美元。
2. 扣除税前扣除额
确定总工资后，您需要考虑扣除额。这些是税收扣除额，但其他税前扣除额也可能适用。税前扣除额包括：
3. 扣除税款（联邦保险捐款法、失业税和所得税）
扣除税前扣除额后，剩余工资需纳税。FICA 税率为 7.65%——医疗保险为 1.45%，社会保障税为 6.2%。其他税率将由联邦、州或地方法律以及您员工的 W-4 决定。
使用 IRS 税表计算联邦所得税。通常，您在缴纳社会保障税和医疗保险税时也会缴纳联邦税。请在 IRS 表格 941 上报告所有付款。
从员工的总工资中扣除 7.65% 的 FICA 税。作为雇主，您必须匹配每位员工的缴款。企业将员工和公司的缴款提交给社会保障和医疗保险。
例如，一名员工在最近一个工资期的总工资为 1,923 美元。要计算该员工的社会保障税贡献，将 1,923 美元乘以 0.062 得到 119.26 美元。要计算该员工的医疗保险税贡献，将 1,923 美元乘以 0.0145 得到 27.88 美元。总的来说，该员工在工资期内的 FICA 税贡献为 147.14 美元，雇主必须匹配。在这种情况下，雇主必须向 IRS 支付 294.28 美元。一半是公司的直接费用，另一半从员工的工资中扣除。
雇主不匹配所得税扣除额，但他们会缴纳联邦失业税。国税局的收入扣缴助理将帮助您确定您的员工应缴纳多少联邦所得税。
4.任何自愿扣除的金额必须从剩余工资中扣除。
这些可能包括：
扣除所有税款和扣除额后，剩余金额就是员工发薪日带回家的金额。
结论
处理工资单是一项复杂且耗时的工作，需要遵守严格的联邦和州法规。它需要大量记录并注意细节。小型企业通常使用基于云的软件处理自己的工资单。其他公司选择外包工资单功能或投资于管理整体会计和工资单的集成 ERP 系统。