什麼是請購單？
申請是指正式請求服務或項目的過程，通常使用採購申請表或其他標準化文件。申請流程是一種標準化的方法，用於跟蹤和記錄企業內的所有申請。
關鍵點
- 申請是獲得產品或服務的正式請求，通常由企業發起。
- 申請流程通常需要使用標準化文件（稱爲申請表）來保持審計跟蹤，儘管如今這些文件大多是電子表格。
- 申請通常用於採購額外的供應品、原材料或工作時間，以實現更好的庫存控制。
- 採購到付款 (P2P) 系統完全自動化了從申請到供應商付款的採購流程。
- 佔位符
申請如何運作
申請啓動對特定操作的請求，並記錄該操作以供後續報告需要。例如，如果公司內的員工需要額外的供應，他們會使用採購申請。曾經，申請是通過紙質表格完成的，但現在大多數公司都使用數字申請流程，以便更輕鬆地跟蹤流程，包括相關庫存的核算。這些類型的申請通常會自動更新庫存以獲得更好的控制。
正式的申請流程提高了所有聯繫點的效率和問責制。與員工在需要時拿走他們想要的任何供應品相反，採購申請提供了一種更受控制和記錄在案的方法來管理內部供應庫存和未來需求。例如，在醫學界，醫生在請求實驗室測試時填寫申請表。這些數字表格包括患者 ID 和其他醫療信息，確保患者接受正確的實驗室測試。
標準化申請表
申請表通常包括提出申請的人的姓名、申請的日期、申請的物品、交貨日期、交貨地點和負責履行申請的部門。這些表格還包括完成請求的個人的簽名和完成日期。在擁有多個地點和集中採購的大公司中，這些申請流程對於維持員工生產力至關重要。
當股東選擇請求公司董事會對提議的決議進行投票時，另一個請求過程的例子發生在金融領域。從本質上講，申請流程是一種正式的文件化程序，是提高業務環境效率的關鍵。
採購申請與採購訂單
採購申請是用於採購商品和服務的內部表格，沒有法律或約束力的合同義務。採購訂單是公司從外部供應商訂購商品和服務時使用的合同協議。例如，一家從辦公商店訂購用品的公司將發出採購訂單，詳細說明所購買的物品、價格、付款條件、交貨日期以及爲提前付款提供的任何特殊折扣。
公司的內部採購申請表適用於希望爲其部門或自己索取物資的員工。通常，這些表格需要管理層簽字。
申請示例
爲了更好地理解申請流程，請考慮以下示例。一家健康保險公司的學習和發展團隊需要爲其培訓計劃提供新的用品。團隊負責人必須通過公司的自動申請系統申請這些用品。
主管搜索目錄併爲團隊選擇各種產品。填寫申請表後，提交給管理層審批。經理審覈、批准，然後將請求發送到採購部門。
與經理一樣，採購部門審查和批准申請。如果存在錯誤或沒有包含足夠的信息，則可以將請求返回給經理或請求者以進行更新。在這個例子中，沒有錯誤或遺漏；因此，爲供應商創建了採購訂單。採購訂單列出了訂單的細節，例如產品類型和所需數量。最終，採購訂單將發送給供應商以進行履行。
供應商收到訂單，如果接受，則與採購商就所要求的產品簽訂合同。採購訂單作爲合同。供應商按要求交付產品並收到付款。
特別注意事項
採購到付款系統(P2P) 簡化並自動化了公司的申請和採購流程。這些系統負責三個主要流程：申請、採購和支付。通過自動化這些流程，採購到付款系統提高了會計的效率和準確性。
購買到付款系統可以將成本降低約 80%。
自動化流程從申請開始。向用戶呈現產品或服務目錄。然後選擇項目並將其保存在購物車中。申請被髮送給管理層進行審批，一旦收到，系統就會進入採購流程，然後在向供應商付款後完成。
申請常見問題解答
什麼是徵用財產？
徵用財產是政府徵用的財產，例如具有徵用權的財產。在美國，第五修正案要求政府賠償被扣押財產的所有者；但是，對價金額不必是財產的全部市場價值。
什麼是工作申請？
工作申請是僱用某人從事某項工作的正式請求。申請包含工作的詳細信息，包括所需的候選人資格、角色要求和工作詳細信息。一些公司還在申請表中公佈了目標工資或工資範圍。
什麼是會計中的申請對賬？
會計中的申請覈對是比較兩組記錄的準確性、完整性和一致性的過程。比較將有助於識別和解釋差異。根據公認會計原則 (GAAP)，所需的複式記賬法有助於查明何時何地存在錯誤。
歸納總結
申請是對產品或服務的正式請求。申請可以手動或電子方式提交。結構化的申請流程提高了效率和問責制。採購到付款系統完全自動化了從申請到付款的採購流程，從而進一步提高了準確性和效率。