什麼是會計信息系統 (AIS)？
會計信息系統 (AIS) 涉及收集、存儲和處理內部用戶用來向投資者、債權人和稅務機關報告信息的財務和會計數據。它通常是一種基於計算機的方法，用於結合信息技術資源跟蹤會計活動。 AIS 將傳統會計實踐（例如使用公認會計原則 (GAAP)）與現代信息技術資源相結合。
如何使用會計信息系統 (AIS)
會計信息系統包含會計週期中的各種重要元素。儘管系統中包含的信息因行業和企業規模而異，但典型的 AIS 包括與收入、費用、客戶信息、員工信息和稅務信息相關的數據。具體數據包括銷售訂單和分析報告、採購申請、發票、支票登記簿、庫存、工資單、分類帳、試算表和財務報表信息。
會計信息系統必須有一個數據庫結構來存儲信息。這種數據庫結構通常使用允許表和數據操作的查詢語言進行編程。 AIS 有許多字段來輸入數據以及編輯以前存儲的數據。此外，會計信息系統通常是高度安全的平臺，對病毒、黑客和其他試圖收集信息的外部來源採取了預防措施。隨着越來越多的公司以電子方式存儲數據，網絡安全變得越來越重要。
會計信息系統的各種輸出體現了其數據處理能力的多功能性。 AIS 生成報告，包括基於客戶信息的應收賬款賬齡報告、固定資產的折舊計劃和財務報告的試算表。客戶名單、稅收計算和庫存水平也可能被複制。但是，信件、備忘錄或演示文稿不包括在 AIS 中，因爲這些項目與公司的財務報告或簿記沒有直接關係。
會計信息系統的好處
跨部門接口
會計信息系統力求跨多個部門進行交互。在系統內，銷售部門可以上傳銷售預算。庫存管理團隊使用此信息進行庫存盤點和採購材料。購買存貨後，系統可以通知應付賬款部門新的發票。 AIS 還可以共享有關新訂單的信息，以便製造、運輸和客戶服務部門瞭解銷售情況。
內部控制
會計信息系統的一個組成部分與內部控制有關。可以將策略和程序放置在系統中，以確保在公司內維護敏感的客戶、供應商和業務信息。通過使用物理訪問批准、登錄要求、訪問日誌、授權和職責分離，用戶可以僅限於執行其業務功能所需的相關信息。