如果您是自由职业者或独立承包商，您的大多数客户应该要求您填写 W-9 表格、申请纳税人识别号 (TIN) 和证明。此表格可帮助企业从供应商处获得关键信息，以便为 IRS 准备信息申报表。企业在一年中向自由职业者或独立承包商支付总计 600 美元或更多时，必须使用1099-MISC 表格提交信息申报表.
您的客户将使用您 W-9 上的信息将您的姓名、公司名称、地址和纳税人识别号(TIN) 填写在他们提交的关于您的 1099-MISC 上。在纳税年度结束后，他们将在 1 月下旬向 IRS 发送一份 1099-MISC 副本，并向您发送另一份副本。
可能会要求您填写 W-9 的其他情况包括：
- 某些房地产交易
- 已付按揭利息
- 获得或放弃担保财产
- 取消债务
- 个人退休安排 (IRA) 的供款
如何填写 W-9 表格：申请纳税人识别号 (TIN) 和证明
W-9 表格是最容易填写的 IRS 表格之一，但如果纳税表格让您感到紧张，请不要担心。我们将引导您完成正确的方法。
第 1 步：输入纳税申报表上显示的姓名。
第 2 步：输入您的公司名称或“独立实体”名称，如果与您在第 1 步中输入的名称不同。例如，您可能是独资企业，但出于营销目的，您不使用您的个人名称作为您的企业名称；取而代之的是，您正在以其他名称“做生意”。您将在此处输入该名称。至于被忽视的实体部分，如果你不知道它是什么，你可能不是一个。最常见的无视实体类型是单一成员有限责任公司。
第 3 步：您在联邦税收分类中属于哪种类型的企业实体：独资企业、合伙企业、 C 公司、S 公司、信托/遗产、有限责任公司或“其他”？选中相应的框。如果您不确定，您可能是独资企业，因为您必须提交大量文件才能成为其他实体之一。
第 4 步：豁免。您可能会将这些框留空。这里有几个例外：
1. 豁免备用预扣税的收款人，例如公司（在大多数情况下），可能需要在“豁免收款人代码”框中输入代码。 W-9 表格说明列出了豁免收款人及其代码以及应使用这些代码的付款类型。例如，填写 W-9 以收取利息或股息支付的公司将输入代码“5”。
2. 根据外国账户税收合规法案 (FATCA) 免于报告的收款人可能需要在“豁免 FATCA 报告代码”框中输入代码。这些框都不适用于典型的独立承包商或自由职业者。
第 5 步：提供您的街道地址、城市、州和邮政编码。如果您的家庭住址与公司地址不同怎么办？您应该在 W-9 表格上提供哪个地址？使用您将在纳税申报表上使用的地址。例如，如果您是租用办公空间的独资经营者，但您使用家庭住址提交纳税申报表，请在 W-9 表格上输入您的家庭住址，这样 IRS 就可以轻松地将您的 1099 与您的1040 表格匹配起来.
第 6 步：在此可选步骤中，您可以提供请求者的姓名和地址。您可能需要填写此框以记录您向谁提供了您的税号。
第 7 步：美国国税局将此部分称为第一部分，这不得不让您想知道您刚刚完成的所有这些步骤是什么。在这里，您必须提供您企业的税号，如果您是独资企业，则为您的个人社会保险号(SSN)，如果您是其他类型的企业，则为您的雇主识别号(EIN)。现在，一些独资企业也有 EIN，但 IRS 更喜欢独资企业在 W-9 表格上使用他们的 SSN。同样，这样做可以更容易地将您收到的任何 1099 与您的纳税申报表相匹配，您将在您的 SSN 下提交。
如果您的企业是新的并且没有 EIN 怎么办？您仍然可以填写 W-9 表格。 IRS 说您应该申请您的号码并在 TIN 的空白处写上“已申请”。您将希望尽快获得此号码，因为在您获得此号码之前，您将受到备用预扣税的约束。您可以在 IRS 网站上申请 EIN。有关备用预扣税的更多信息，请参阅以下第 8 步第 II 部分的说明。
第 8 步：在第二部分中，您必须证明所有信息的真实性，然后才能签署 W-9 表格。故意在税表上撒谎可能意味着您将不得不支付罚款或入狱；国税局不会乱来。在签署 W-9 表格之前，您必须证明以下陈述是真实的，否则将受到伪证处罚：
1. 此表格上显示的号码是我正确的纳税人识别号（或者我正在等待一个号码发给我）。
如果您正在考虑使用“借来的”、被盗的或伪造的税号，请在宣誓之前三思而后行。
2. 我不受备用预扣税的约束，因为：(a) 我免于备用预扣税，或 (b) 我没有收到美国国税局 (IRS) 的通知，我因以下原因而需缴纳备用预扣税未能报告所有利息或股息，或 (c) IRS 已通知我，我不再需要缴纳备用预扣税。
大多数纳税人免于备用预扣税。如果你不知道国税局在这里谈论什么，你可能会被豁免。如果您没有获得豁免，美国国税局会通知您，并且支付您的公司需要知道，因为它需要以 24% 的统一税率从您的工资中预扣所得税并将其发送给美国国税局。顺便说一句，现在您知道了另一个不要在纳税申报表上作弊的好理由：您可能必须将这件事告诉未来的客户，这可能会让公司对您三思而后行。第 (c) 项基本上是说，如果您曾经受到预扣税款但现在不再适用，则无需有人知道。
3. 我是美国公民或其他美国人。
如果你是常驻外星人，那你就清楚了。 IRS 还认为以下是“美国人”：在美国或根据美国法律创建或组织的合伙企业、公司、公司或协会；住宅物业；和国内信托。如果您的企业是有外国合作伙伴的合伙企业，则适用特殊规则；在表格 W-9 的说明中阅读有关它们的信息。如果您不是美国公民，您可能需要填写 W-8 表或 8233 表。
4. 在此表格（如果有）上输入的表明我免除 FATCA 报告的 FATCA 代码是正确的。
你可能不需要担心这个，它与外国账户税收合规法案（FATCA）有关。
提交 W-9 表时的特殊注意事项
W-9 表格告诉您，如果您已收到 IRS 通知您目前需要缴纳备用预扣税，因为您没有在纳税申报表上报告所有利息和股息，请划掉上面的第 2 项。
如果您填写与房地产交易有关的 W-9 表格，您可以划掉第 2 项。第 2 项不适用于这种情况，因此您是否需要缴纳备用预扣税并不重要。
现在，如果您仔细阅读W -9 说明中的细则，似乎表明大多数人根本不需要签署此表格。通常只有在 IRS 通知您之前提供的 TIN 不正确时，您才需要签名。然而，撇开技术问题不谈，如果您没有签署表格，要求您填写 W-9 表格的人可能会认为它不完整或无效，如果您试图说服他们，祝您好运。
返回表格 W-9
将您填写的 W-9 表格返回给要求您填写的企业。理想情况下，您将亲自交付以限制身份盗窃的风险，但这种方法通常不实用。邮件被认为是相对安全的。如果您必须通过电子邮件发送表单，您应该对文档和电子邮件信息进行加密，并在发送信息之前再次检查您是否拥有收件人的正确电子邮件地址。在线提供免费服务可帮助您执行此操作，但在将您的文件信任给他们之前检查他们的声誉。
归纳总结
在 W-9 表格上提供准确信息将有助于确保您收到的付款（或需要此表格的其他交易）正确报告给 IRS。如果您不确定某些项目，例如您的业务的正确分类，请咨询您的会计师或其他财务顾问。